سیستم های اطلاعاتی

2-5-3 سیستم های اطلاعاتی

نگرش سیستمی به جهت جامعیتی بالقوه به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی به سازمانها، به استقرار سیستم های اطلاعاتی مدیریت منجر می شود. این سیستم ها که گردآوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آنها را به مدیران به انجام می رسانند، همچنین ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمان ها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیم صحیح مهیا می سازد. (طالقانی 1382، 2)

به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستم ها مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستم های اطلاعاتی معینی سیستم هایی که به کمک ابزارهای رایانه ای و فن آوریهای اطلاعات به گردآوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند. البته سیستم های اطلاعاتی به /ان نقطه نرسیده زاند که بتوانند فکر کند برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می کنند، وجود دارد و باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعاتی را طراحی می کنند. تعداد اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همانطور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند ، ( کورتین 1998 ، 23 )

انبوه اطلاعاتی که در پایگاهای داده شرکتها ذخیره می شود اکثر انقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی و غیر فابل استفاده می شوند . این آنارشی و هرج و مرج در حجم اندوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از آن دارد .

سیستم های اطلاعاتی ریشه در تصاویر غارها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستم های بسیار اولیه دادو ستدهای خود را انجام می دادند . وقتی میزان داد و ستدهای اندک و تعداد افرادی که با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند ، انگشت شمار باشد ، می توان کارها را با استفاده از این سیستم ها انجام داد ، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیت ها درگیر شوند سیستم های مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد ( جهان 1377 ، 6 )

باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، به طوری که سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات ، تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند .

سیستم های اطلاعاتی به معنای گردآوری ، ذخیره ، پردازش ، اشاعه و استفاده از اطلاعات است . این مسئله به نرم افزار یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزش ها و معیارهایی که در این انتخاب به کار می رود ، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر می گیرد . در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان از طریق تقویت توانایی های آن برای برآورد نیازهای درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال ، پویا و تثبیت شده است . ( جهان 1377 ، 9 )

امروزه مدیران ، ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می دهند . در میان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی ، سرمایه های مالی ، ماشین آلات و تجهیزات ، اطلاعات، با ارزش ترین آنهاست و این مسئله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی و محیطی از طریق اطلاعات توجیح می شوند .

اطلاعات ممکن است به صورت استراتژیکی مورد استفاده قرار گیرد و امتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمان ها تغییر دهد و امتیازات قابل توجهی برای سازمان کسب کند یا صنایع را متد سازد و فرصت های جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد . یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد که قادر باشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت را در درون سازمان برآورده سازد .

کاهش کارهای تکراری در نگهداری پایگاههای اطلاعاتی ، ارائه داده های دقیقتر ، ایجاد ارتباطات بهتر در درون سازمان ، به طوری که هر فرد به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشد ، برخورد هماهنگ با نیازهای اطلاعاتی داخل سازمان ، ( رولی ، 1380 ، 911 )

امروزه استفاده از سیستم های اطلاعاتی ، در بیشتر شرکتهای جهان رایج است . طبق آماری بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی و کره ای ، یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند . این مورد در شرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد . بیش از 60 درصد شرکتهای مکزیکی بیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی و کره ای ، شخص را به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند ( مک لوید 1378 ، 583 ) .

2-5-4 طرح ریزی سیستم های اطلاعاتی :

یکی از راههای ایجاد ارتباطات افقی رد و بدل کردن اوراق ، اسناد و مدارکی است که باید بر آن اساس مسئله را حل کرد یا تصمیم خاصی گرفت . در اجرای این روش ، فهرستی از کارهای انجام شده و تصمیمات گرفته شده ، برای دوایر دیگر فرستاده می شود تا آنها آگاه گردند . سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری به مدیران و کارکنان کمک می کند تا درباره ی مسئله ها ، فرصتها ، فعالیتها یا تصمیمات ، به صورت مرتب اطلاعات رد و بدل نمایند .

2- 5-5 سیستم های اطلاعاتی عمودی :

سازمان ها برای افزایش ظرفیت اطلاعاتی خود ، از یک نوع استراتژی استفاده می کنند ، که آن را سیستم اطلاعات عمودی می نامند . در سازمانی یک چنین سیستم اطلاعاتی به اجرا درآید ، مدیران باید هر چند مدت یکبار ، گزارش کار فرد را به مقامات بالاتر بدهند ، اطلاعات به صورت کتبی رد و بدل و برای تماس اطلاعاتی موجب خواهد که تماس های بین مقامات بالا و پایین سازمان و کارآیی بیشتری صورت گیرد . برای مثال ، رئیس شرکت معروف ماکرو سافت ، از طریق سیستم پست الکترونیک شرکت ، به صورت منظم ، با کارکنان در تماس است . او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می دهد .

2- 5- 6 تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی :

سازمان ها عصر کامپیوتر را به سرعت پشت سر می گذارند و وارد عصر اطلاعات ( دهه 1990 ) می شوند ، یعنی عصری که انقلاب ریزپردازها را به همراه دارد . یک ریزپرداز شامل یک ذره ی نیمه هادی است که می تواند در یک چشم بر هم زدن دهها هزار عملیات حسابداری انجام دهد ، که تمام آنها در فضایی کمتر از یک ناخن دست جا می گیرد . این انقلاب توانست موجب پیدایش سیستم مکانیزه ی منسجم گردد .

ریزپردازها این امکان به وجود آورده اند که کامپیوترهای بسیار بزرگ که دارای سیستم متمرکز هستند به صورت کامپیوتر های تخصصی درآیند که در نقاط مختلف و فاصله های دور از هم ( در سازمان ) پراکنده اند و هر یک از آنها از توان بسیار زیاد محاسباتی برخوردار است .

گذشته از این ، یک کامپیوتر که در یک نقطه ی دور افتاده قرار گرفته است به یک شبکه ی سراسری کامپیوتر متصل می شود که به صورت فزاینده ای قدرت ارتباط مدیریت سازمان با جاهای دیگر را بالا می برد . افزایش توان گروه مدیران باعث شده است که ریزپردازها بتوانند در تکنولوژی اداری سازمان نقش بزرگتری ایفا نمایند . در واقع نقشی که این ریزپردازها در سیستم مدیریت دارند به اندازه ی نقشی است که سیستم مکانیزه ی منسجم در صفحه ی تولید دارد . ( دنت 1380 ، 247 )

سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی ، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده ی الکترونیکی از مهم ترین ویژگی های پیشرفته ی اطلاعاتی هستند سیستم اطلاعات مدیران اجرایی عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تأمین نیازهای اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان ، برای مثال ، مدیر عامل یکی از شرکتهای معروف آمریکا توانست برای مقایسه عملکرد نیروهای کاری مستقر در آمریکا و سایر واحدهای شرکت که در اروپا یا نقاط دیگر دنیا مستقر بودند از کامپیوتر شخصی خود استفاده کند . بر روی صفحه کامپیوتر این مقام ارشد سازمانی جدول هایی به رنگهای مختلف پدیدار می گشت که میزان بازدهی مناطق یا واحدهای مختلف ، در نقاط مختلف دنیا را نشان می داد ، او با استفاده از این داده ها ، به این مسئله پی برد که فروشندگان واحدهای خارج از آمریکا ( در مقایسه با فروشندگان آمریکایی ) وقت بیشتری صرف مراجعه و بازدید از فروشگاههای کوچک می کردند که در نتیجه او توانست با اقدام مقتضی و تصمیم به موقع این مسئله را حل کند ، و هزینه ی نوع خدماتی را که به فروشگاههای کوچک داده می شد پایین آورد . سیتم اطلاعاتی مدیران اجرایی این ظرفیت را دارد که بتوان آن را برای تصمیمات برنامه ریزی نشده ( مثل تعیین استراتژی شرکت و نوع واکنشی که باید در برابر شرکتهای رقیب نشان داد ) به کار گرفت .

گروه افراز یا تشکیل میز گرد از راه دور این امکان را به وجود می آورد که چندین عضو یک گروه با استفاده از کامپیوترهای شخصی خود ، در نقاط مختلف دنیا جلسه تشکیل دهند و به صورت گروهی تصمیم بگیرند .

برای مثال مدیرانی که در این گردهمایی ها مشارکت می کنند می توانند دور یک میز کنفرانس بنشینند ، یا در دفاتر خود باقی بمانند ، ولی هر یک از آنها به سیستم کامپیوتری متصل هستند ، که بر روی صفحه آن پیشنهادات و نظرهای سایر اعضا نوشته می شود . همه ی کسانی که در چنین جلسه کامپیوتری مشارکت می کنند جملات همانندی بر روی صفحه تلویزیون خود می بینند ، که در نتیجه می توانند تبادل نظر بنمایند ، اختلاف نظرها را از بین ببرند ، در نتیجه کار اطلاع رسانی و مشارکت در تصمیم گیری .

2 – 6 کاربرد مدیریت

تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد تا با سازمان ، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار نمایند . فوایدی که تکنولوژی برای فرایند مدیریت داشته است به شرح زیر می باشد :

2-6-1 مشارکت بیشتر در تصمیم گیری :

تحقیقات نشان می دهد که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که تماسهای بین مدیران رده بالا و رده پایین سازمان افزایش یافته و مدیران رده میانی سازمان می توانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند . به طور مثال : شرکت زیراکس توانست با استفاده از این سیستم ، مشارکت مدیران ارشد را در تصمیم گیری ها از پانزده نفر به حدود صد نفر برساند .

 

 

2-6-2 افزایش سرعت در تصمیم گیری :

استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که سازمانها وقت کمتری را صرف گردهمایی های مربوط به تصمیم گیری نمایند . همچنین کاربرد این تکنولوژی توانسته مدت زمانی را که سازمانها باید صرف تفویض اختیار نمایند را کم کرده و تکرار پیام ها کاهش می یابد . برای مثال : شرکت زیراکس توانست زمان گردهمایی ها را ( با استفاده از سیستم کامپیوتری جدید ) کاهش دهد . پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایه رد و بدل شود . هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی ، پنج روز پیش از تشکیل جلسه ارسال کرده و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه می کنند . زمان جلسه کوتاه است ، زیرا هر یک از آنها ، پیش از حد کافی ، برای مسئله ی مورد نظر وقت صرف کرده اند .

2-6-3 افزایش سرعت در شناسائی مسائل :

با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی فعالیتهای سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می گیرد . این سیستم اطلاعاتی برای سازمانها و مدیران چنین امکانی را بوجود می آورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه های وسیع تر جمع آوری نمایند . برای مثال مدیران ارشد با این سیستم می توانند تعاملات بین کارکنان خود را مشاهده نموده و از نظرات آنها مطلع شوند .

 

 

2-7 طرح ریزی سازمان :

اینک سازمانها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند . نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده به شرح زیر است :

2-7-1 کاهش ارتفاع هرم سازمان :

کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمانها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند . یک سازمان که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرده به جای اینکه سلسله مراتب اداری را دقیق رعایت کند ، سعی کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش دهد .

2-7-2 تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر :

با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان ، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود . مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرند ، که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت . از سوی دیگر ، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریت خود را غیر متمرکز کنند می توانند با بهره گیری از این تکنولوژی ، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنان بیفزایند . فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی ( در جهت متمرکز بودن یا غیر متمرکز ساختن مدیریت ) نقش اصلی را ایفا می کند .

2-7-3 بهبود هماهنگی :

شاید یکی از بزرگترین ره آورد های تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار نمایند . سیستم های کامپیوتری کانال های ارتباطی جدیدی به وجود می آورد که مدیران می توانند از آن استفاده کنند ، به صورت یک گروه درآیند و دارای رفتار گروهی گردند . این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سدها به مدیران کمک می کند و نوعی احساس گروهی خلق می نمایند ، که در نتیجه یک مدیریت سازمانی به وجود می آید . ( یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت ) .

2-7-4 شرح دقیق تری از وظایف :

با کاهش وظایف اداری ، کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاست ها به صورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل تر بیان شوند . شرکت هایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمانهای خدماتی پیدا می کنند . پست های مدیریت و اداری که پس از به کار گیری این سیستم اطلاعاتی باقی می مانند باید به صورتی آگاهانه تر عمل کرده و به کارهای سنگین تر اقدام و آماده ی حل مشکلات گوناگون شوند .

 

 

• افزایش کارکنان متخصص :

کاربرد سیستم اطلاعاتی پیشرفته بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفه ای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند . در بیشتر موارد سازمانها باید ، پس از بکارگیری این تکنولوژی ، کارگران بدون مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند .

مدیران ارشد و میانی سازمان می توانند با استفاده از این تکنولوژی بخشنامه و پیام ها را خودشان بنویسند و با استفاده از سیستم پست الکترونیک ، آن را ارسال کنند . ( دنت 1380 ، 252 )

2-8 سیستم های اطلاعاتی و رایانه ها

توسعه یارانه ها چه بعد از سخت افزاری و چه بعد از نرم افزاری نقش بسزایی در توسعه سیستم های اطلاعاتی برای پردازش اطلاعات فراهم ساخت . برای بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی باید نسلها و دوره های پیشرفت رایانه ها را بشناسیم :

به طور کلی عمومأ رایانه ها را به 5 نسل تقسیم بندی کرده اند :

سه نسل اول رایانه از طریق شناخت بخشهای الکترونیکی آن که دارای قدرت محاسبه و منطق هستند بررسی می گردد .

 

 

 

این تقسیم بندی به شرح زیر است :

• رایانه های نسل اول : دریچه های الکترونیکی ( که بیشتر مکانیکی بوده اند )
• رایانه های نسل دوم : ترانزیتور
• رایانه های نسل سوم : مدارهای مجتمع ( یا همان IC ها )

به نظر بعضی متخصصان رایانه های نسل چهارم و پنجم آنهایی هستند که بر اساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا شکل گرفته اند ، رایانه های نسل پنجم احتمالأ به آن دسته رایانه هایی اطلاق می شود که از رابطه های توسعه یافته از هوش مصنوعی بهره گرفته اند . ( رولی 1380 ، 91 ) .

2-8-1 تحول یارانه از یک نسل به نسل بعدی از نظرهای زیر سودمند است :

کوچک شدن اندازه یارانه – بالا رفتن ضریب اطمینان – کاهش مصرف برق – بالا رفتن سرعت کار – پایین آمدن قدرت خرید و هزینه های کار کردن آن

رایانه های امروزی پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه ها هستند که قابلیت ذخیره و پردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند .

امروزه ابر رایانه هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل را در یک میلیون ثانیه دارا می باشند که از اینها در مسائلی چون پیش بینی زلزله و پیش بینی سکته مغزی و قلبی و ژنتیک انسانی استفاده می شود .

مدار الکتریکی اصل میکرو رایانه ها به شکل ذره ریز میلیسیوم است که از ناخن انگشت هم کوچکتر است . رایانه شخصی یک میکرو رایانه است که فقط توسط یک نفر یا شاید چند نفر ی که در همان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می گیرد . رایانه های شخصی را در هر مکان مانند سازمانهای بزرگ ، سازمانهای کوچک یا حتی منازل می توان یافت .

در سال 1954 از رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی شرکت جنرال الکتریک استفاده می گردید که رایانه در این دوره تنها به سازمانهای بزرگ دولتی و موسسات تجاری سرویس می داد . سیستم ها با معیارهای امروزی بسیار گران بودند . مینی رایانه ها و سپس میکرو رایانه ها تأثیرات عمیقی را بر هزینه محاسبات بر جای نهادند . امروزه یک سازمان در هر اندازه ای می تواند از عهده ی تأمین یک رایانه برآید . ( مک لوید 1378 ، 24 )

اولین کاربرد اصلی یارانه ، پردازش داده های حسابداری بود که با کاربردی کردن سیستم های اطلاعات مدیریت ، سیستم های پشتیبانی تصمیم ، اداره مجازی ، و سیستم های دانش محور ، سیستم های اطلاعاتی رایانه محور را تشکیل می دادند .

روشی که همه سیستم ها در طول دهه 1950 ، 1960 و اوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود . در اواخر دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تأثیر را روی استفاده از رایانه گذاشت دیده شد . این گرایش ، افزایش علاقه بعضی کاربران ، در توسعه کاربردهای رایانه ای آنها بود . نامی که به این گرایش اطلاق شد کار با رایانه استفاده گر نهایی است . کاربرد نهایی مترادف با کاربر می باشد .

باید در نظر داشته باشیم که کار با رایانه استفاده گر نهایی به خاطر چهار عمل متحول شد :

• افزایش سود رایانه
• عقب افتادن خدمات اطلاعاتی
• قیمت کم سخت افزار
• نرم افزارهای پیش نوشته شده

رایانه ها تأثیر مثبتی بر روی ملتهای بزرگ و کوچک گذاشته است ، در کشورهای کوچکتر محدودیتهای دولتی کاربرد فن آوری را کند می کند . وقتی دولتها جایی باشند مانند مصر و تونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا شود . ملل کوچکتر علاوه بر استفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع تولید نرم افزار را برای صادرات محصولات خود به کار بران بازار جهانی توسعه داده اند ( مک لوید 1378 ، 23 )

متخصصین اطلاعات می توانند مساعدتهایی را در هر مرحله از فرایند حل مسئله انجام دهند . وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند .

در پی بیست و پنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات ، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود . متخصصین ، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن و یا به دلایل گوناگون قادر به تأمین آن نبودند . این نوع فعالیت هنوز به علت وقت گیرترین بخش کار متخصصین اطلاعات به شمار می رود . متخصصین، تمام سیستم های داده پردازی ، طراحی های بزرگتر و پیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بر رایانه و کلیه سیستم های خبره را اجرا می نمایند .

• خدمات اطلاعاتی :

متخصصان اطلاعاتی که کار آنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحد هایی چون تحلیل گر سیستم ها مدیران پایگاه داده ، متخصصان شبکه ، برنامه نویس ها و اپراتورها می باشند .

2-9-1 تحلیل گر سیستم ها :

شخصی که با استفاده گر ، کار می کند تحلیل گر سیستم ها است . تحلیل گر سیستم ها به استفاده گر در شناسایی و درک مسئله کمک نموده و سپس راههای مختلف حل مسائل را مورد توجه قرار می دهد . هر روش مقدمتأ با استفاده از نمودارهای ترسیمی هستند و روشی که بهترین حالت به نظر می رسد یا پیشنهاد می گردد استفاده در مورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند تحلیل گران سیستم ها در تعریف مسائل و آماده کردن اسناد نوشته شده در مورد چگونگی کمک رایانه در حل مسائل مهارت دارند . ( مک لوید 1378 ، 186 )

البته باید در نظر داشت که کار تحلیل گر سیستم تحلیل نیست تحلیل سیستم ، بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد ( منبع قبلی ) .

 

 

2-9-2 مدیران پایگاه داده :

در اوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی به قدری زیاد شد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است . هر موسسه ای دارای یک مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلکه در یک سازمان بزرگ چند شخص می توانند این عنوان را داشته باشند .

بطور کلی کار با کاربران و تحلیل گران سیستم ها در ایجاد پایگاههای داده ای که شامل داده های مورد نیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد . جزء وظایف مدیران پایگاه های داده می باشد . یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده های رایانه ای است که طوری سازماندهی و ذخیره شده اند که امکان بازیابی را تسهیل می کند . این یکپارچگی منطقی رکودها در چندین فایل مفهوم پایگاه داده نامیده می شود . دو هدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید و دستیابی به استقلال داده ها می باشند . داده های زاید به این معنی است که داده های یکسان در چند پرونده ذخیره شوند . استقلال داده ها ، توانایی تغییر دادن ساختار داده ها ، بدون تغییر در برنامه هایی که داده ها را پردازش می کنند می باشد . استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها در جداول و فرهنگهایی که از نظر فیزیکی از برنامه جدا هستند انجام می گیرد .

2-9-3 متخصصان شبکه :

مدیر شبکه مدیر کارشناس در زمینه تخصصی ارتباطات اطلاعات است و سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز را پیشنهاد می دهد ، مدیر شبکه اجرا و نگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند ، متخصصان شبکه با تحلیل گران سیستم ها و کاربران ، برای تأسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه ای گسترده سازمان را به هم وصل می کند کار می کنند . مهارتهای متخصصان شبکه ترکیبی از زمینه های رایانه و ارتباط از راه دور می باشد .

همه وسایل ارتباطی و رایانه ای متصل به هم یک شبکه اساسی شامل یک پایانه و یک رایانه ای که توانایی فرستادن و دریافت را داشته باشد . مردم هایی که پیام ها را از حالت آنالوگ به دیجیتال و از دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنند و یک مداری که یک یا چندین کانال را فراهم می آورد می باشد . انواع اصلی شبکه عبارتند از برای شبکه گسترده WAN ¹  ، برای شبکه محلی AN ² L و برای شبکه های کلان شهر MAN ³ می باشند ( مک لوید 1378 ، 302 ) .

2-9-4 برنامه نویس ها :

برنامه نویس شخصی است که مستندات تحلیل گر سیستم را به عنوان یک راهنما به کار گرفته و دستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید .

اکثر شرکتها که از رایانه های بزرگتر استفاده می کنند ، کارمندان متخصص اطلاعاتی دارند اکثر این متخصصان در واحدهای خدمات اطلاعاتی هستند اما بیشتر آنها در قسمت کاربران می باشد . محصول تلاشها ی آنها یک کتابخانه نرم افزاری از برنامه های معمول در شرکت است ، که به این عمل برنامه نویسی می گویند که این کاربران اقدام به طراحی نرم افزارهایی خاص برای رفع نیازهای شرکت می نمایند که ممکن است در دیگر نرم افزارهای از پیش نوشته شده لحاظ نشده باشد . امروزه عمومأ استقبال از نرم افزارهای از پیش نوشته بیشتر ، از طراحی نرم افزارهای خاص برای شرکت خاص می باشد .

1. wid area Network 2. Local area Network
2. Metropolitan area Network

2-9-5 اپراتور

تجهیزات رایانه ای بزرگ ، رایانه های مینی و ریز رایانه ها را ادا می کنند . اپراتورها ، تجهیزات را کنترل می کنند . برگه های کاغذی ، چاپگرها را عوض می کنند . کتابخانه ها نوار و دیسکت ها را مدیریت کرده و بعضی وظایف مشابه را انجام می دهند .

• کاربرد سیستم اطلاعاتی رایانه محور

کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه محور امروزه در پنج محیط می باشد . پردازش داده های حسابداری ، سیستم های اطلاعات مدیریت ، سیستم های پشتیبانی تصمیم ، اداره مجازی و سیستم های دانش محور ، پردازش داده های حسابداری از اولین کاربرد های رایانه و سیستم های اطلاعاتی بود .

سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی و عملیات بازرگانی داخل سازمان به عهده دارد ، به طریقی که با سازماندهی و انتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم ، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود .

مدیران همواره به دنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیمات آنان بر اساس داده های مرتبط و با موضوع تصمیم است . در گذشته منابع اطلاعاتی آنان اتفاقی و غیر مطمئن و به طرق مختلف و گوناگون بوده و اطلاعات آنان از طریق مقامات مافوق و یا مرئوسین وسایر پرسنل سازمان تأمین می شد که عدم اطمینان و اتکاء به صحت اطلاعات را تشدید می کرد زیرا افراد اطلاعات را با افزایش و یا کاهش به مقامات و مسئولین منتقل می کردند . لذا اطمینانی از درستی آن نبود . تجهیز مدیریت به یک سیستم اطلاعاتی صحیح و مطمئن که توانایی مدیریت را در اتخاذ تصمیم برنامه ریزی و کنترل سازمان یاری دهد دارای یک روزنه تاریخی است که با مفاهیم دفترداری دوبل از سال 1494 آغاز گردید . سیستم های اطلاعات مدیریت تا قرن بیستم با کندی به حرکت خود ادامه داد و شاید علت آن عدم توانایی بشر در حفظ ، نگهداری و بازیابی اطلاعات بود . با توسعه رایانه های با ظرفیت ، سرعت و دقت بالا در اواسط قرن بیستم تکامل و کاربرد مفاهیم سیستم های اطلاعاتی مدیریت ، با روندی دیگر و با سرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات و فعالیت ها و وظایف سازما نهای تجاری دنیا به شرح زیر شد :

• مدیریت متمرکز و تکیه بر محورهای تمرکز اطلاعات و بهره گیری از فن آوری پیشرفته .
• طراحی اطلاعات و ارائه گزارشات لازم مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل زمان .
• طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها .

نتایج حاصل از این مفاهیم ، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند . هدف سیستم های اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه

مختلف سازمانی از طریق سیستم های بازخور اطلاعات و بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده ها ی جدید به سیستم است . ام ، آی ، اس شامل سه جزء است : مدیریت ، اطلاعات و سیستم .

ام ، آی ، اس نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می کند ، بلکه در تصمیمات تکراری و روزمره نیز ، اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که در تصمیماتشان کمک موثر باشد . ام ، آی اس می تواند تصاویری از مغایرتها و انحرافات از برنامه های تعیین شده را نیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارش مدیریت در قالبها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجزیه و تحلیل در اختیار مدیریت قرار می گیرد . زیر مجموعه های سیتم ام آی ، اس عبارتند از : سیستم های اطلاعاتی  مدیریت نیروی انسانی ، سیستم های اطلاعاتی مدیریت مالی و حسابداری ، سیستم های اطلاعاتی مدیریت تولید و سیستم های اطلاعاتی بازاریابی و فروش که متکی بر پایگاههای مشترک و متقابل است . مدیران ام ، آی ، اس بایستی از دنیای حقیقی و سیستم های موجود در سازمان مطلع باشد تا بتوانند نقش موثر را ایفا کنند و به همین دلیل بایستی اطلاعات صحیح در اختیارشان قرار گیرد .

یکی از نقشهای مهم مدیر ام ، آی  ، اس آگاهی و تغییر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است . این مدیران بایستی از ارزشهای سیستم های موجود مطلع گردند و این که سیستم های دستی موجود چه اطلاعات و نقشی را به عهده دارند . عملا مدیر برای طراحی و کنترل شرکت به وعاون خدمات اجرایی یا معاون ارشد گزارش می دهد در بسیاری  از شرکتها ، شاخه معاونت ام ، آی ، اس به وجود می آید که گزارش خود را مستقیما به مدیریت عامل تسلیم می دارد ( مومنین 1370 ، 23 ) .

به سبب مزایای ام ، آی ، اس چون ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیق تر و گردآوری داده های مطمئن تر و پردازش سریع تر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستم های اطلاعاتی مدیریت و برنامه ریزی سازماندهی ، رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی و کنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارآیی ، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می دهد . حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطه ای به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه ی بهتر و خدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد . مؤسساتی که به سیستم های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فرا گرفتند . در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعاتی مدیریت ، مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کارهای خود آگاه و می دانستند چگونه مسائل را حل کنند ؛ لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تأمل نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقا از سیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحلیل

چه سؤالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرآیندهای مورد اجرا در حل مسائل

آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند . سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح و توسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد . سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مسئله کمک می کند : یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان را فراهم می نماید و نیز به شناسایی و درک مسئله کمک می کند .          از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مسئله یا متحمل الوقوع  بودن مسئله را اعلام دارد . ضعف عمده اطلاعات مدیریت آن است که نمی تواند نیازهای خاص هر فرد را برطرف کند ، مسئله را برآورد سازد اغلب اوقات اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم در پاسخ به چنین نیازی به وجود آمد (مک لوید 1378 ، 411 )

از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون می باشد ، ممکن است ناخواسته بعضی تغییر رفتاری در کارمندان به وجود آید که لزوم وجه به فاکتور انسانی را در مؤسسات می رساند . کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستم های پردازش داده ها را نصب کرده بود ، احساس ترس کردند . کارکنان از این می ترسیدند که رایانه باعث بیکاری آنها شود که عملا در بعضی موارد همین طور شد . حتی در جاهایی که مدیران نخواهند از حجم نیروی انسانی خود به علت رایانه ای شدن بکاهند ، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده و حریم شخصی آنها وارد شود ، می ترسیدند . ساده ترین راه ابزار ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این سیستم به مدیر خواهد بود . البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می کنند . درصورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است از سیستم جدید خود ترس داشته باشند در چنین مواقعی چنین مدیری نمی خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند . دلیل آنها این است که آنها اطلاعات را جمع کردند و باید توانایی استفاده از آن را داشته باشند باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود .

مدیریت شرکت می تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد :

-استفاده از رایانه به عنوان یک  وسیله ارتقایی شغلی با دادن کارهای تکراری خسته کننده به رایانه و دادن کارهایی که توانایی های آنها را به چالش برمی انگیزد .

-استفاده از ارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت .

-ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان ، متخصصان اطلاعاتی و مدیریت .

-اهداف شرکت را در راستای نیازهای کارکنان مشخص کنند.( مک لوید 1378، 349)

-در نهایت قابل توجه است که امروزه وظایف ام ،آی ، اس از مدیران فراتر رفته و کلا با کاربرد رایانه در خدمات تجارت و شرکتها درامده است. امروزه در دفتر هر شرکتی ، بخش  ام ،آی ، اس یا معاونت آنرا می توان مشاهده کرد.

2-10-1 مقایسه انواع سیستمها ی اطلاعاتی :

اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد .البته باید مد نظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیر رسمی ادامه می دهند ، اتوماسیون اداری عمدتا یک سیستم رسمی با رویه ی تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است.بنابراین احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش  ام ،آی ، اس

را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد.ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.

از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربردها ی انواع سیستمهای اطلاعاتی را باهم مورد مقایسه قرار داد.

کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انتباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی فراوان است وفق میابد. با وجود انکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می دهد، تصمیم در مورد نحوه بکارگیری ان به مدیران محول می شود.( ماهنامه تدبیر ، 154)

2-11سیستمهای اطلاعاتی مدیریت :

دادهای سیستمهای تی پی اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها به اخذ تصمیمات به موقع و اثربخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسئول انها هستند. سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات. سیستم ها ی اطلاعاتی ، پشتیبانی از فرایند تصمیم گیری را برعهده دارند و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند.

سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی است متشکل از مجموعه افراد ، دستورالعمل ها ، داده ها ، سخت افزار، نرم افزار، که به جمع آوری ، ثبت ، پردازش و ارتباط داده ها برای پردازش تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد .

-اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد

-هدف از سیستم های اطلاعات ، پشتیبانی از عملیات تصمیمات است.

-محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت ، اطلاعات و سیستمهای سازمان است ( صرافی زاده 1383 ،45)

2-11-1 سیستم های اطلاعات مدیریت براساس ساختار :

2-11-1-1 سیستم های اطلاعات بخشی :

سازمان ها از سیستم های اطلاعات مختلفی در سطح واحد های عملکردی خود استفاده می کنند. برنامه های کاربردیی غالبا به منظور انجام تعاملات خاصی طراحی می گردد. مثلا سیستم پردازش حقوق و دستمزد و یا سیستم حساب های پرداختی  مجموعه این سیستم ها عملکرد های یک واحد خاص را پشتیبانی می کنند مانند سیستم اطلاعات حسابداری.

 

2-11-1-2 سیستم اطلاعات سازمانی :

مجموعه سیستم های اطلاعات که جهت بخشهای مختلف طراحی گردیده است را می توان به صورت یک پارچه جهت پشتیبانی از سازمان مورد استفاده قرار داد. این سیستم ها معمولا جهت برنامه ریزیها و تصمیمات کلان به کار گرفته می شود. نمونه ای از این سیستم ها سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است که به صورت یک پارچه امکان استفاده از اطلاعات سیستم های کاربردی را جهت برنامه ریزی ها و طرا حی های سازمانی میسر می کند.

2-11-1-3 سیستم های اطلاعات میان سازمانی:

استفاده از این یستم ها به منظور تبادل اطلاعات و انجام تعاملات میان چندین سازمان انجام می گیرد و چندین سازمان را به یکدیگر مرتبط می نمایند. این سیستم ها  می توانند جهت موسساتی که با یکدیگر اشتراک منافع دارند ، طراحی می شوند.معمولا از شبکه های اکسترانت جهت این ارتباط استفاده می شود.( صرافی زاده 1383 ،50 )

2-11-1-4 سیستم های  پشتیبان تصمیم گیری :

این سیستم ها به منظور تجهیز مدیران با تصمیمات راهبردی منحصربه فردی که نیمه ساخت یا بدون ساخت هستند بوجود آمده است. سیستم های حمایت از تصمیم گیری مناسب مسایلی است که ، بخشی از تحلیل آن با کامپیوتر صورت می گیرد اما قضاوت و بینش تصمیم گیری برای کنترل فرایند مهم است.کامپیوتر حمایت می کند اما جانشین ارزیابی مدیر نمی شود و راه حل های از قبل تعیین شده ارائه نمی دهد.

سیستم های پشتیبان تصمیم گیری  در برنامه ریزی ،الگو پردازی ،تجزیه و تحلیل ، جانشین ها و تصمیم گیری به کار می رود. آنها به طور کلی به کاربر اجازه می دهند تا با سیستم های کامپیوتری تعامل برقرار کنند و انواعی از برنامه ها و رویه ها را به منظور توسعه سیستم های خود برای کمک به فرایند تصمیم گیری به کار گیرد .( بهرنگی 1379)

2-11-1-4-1 ویژگی های سیستم های پشتیبان تصمیم گیری :

-سیستم های پشتیبان تصمیم گیری از تصمیمات ساختمند و نیمه ساختمند حمایت می کند.

– سیستم های پشتیبان تصمیم گیری مسئله محورند .

– سیستم های پشتیبان تصمیم گیری مجزا هستند . ( بهرنگی 1379 ، 89)

2-11-1-4-2 سیستم های پشتیبانی تصمیمات گروهی:

تصمیم گیری گروهی اغلب در موسست تجاری رخ می دهد. مدیران درصد بالایی از وقتشان را در جلسات سپری می کنند،هر فرد در جلسه تجارب متنوع ، نقطه نظرات و مسئولیت ها و اطلاعات متفاوتی دارد  که دیگران ندارند.نیاز به اتخاذ تصمیمات سریعتر وجود دارد.و این در حالی است که مقارن با آن موقعیت رشد مسئله در حال پیچیده تر شدن و هزینه خطا بیشتر از گذشته می شود. مبادله اطلاعات و ایده ها ضروری است وابزارهایی که این فرایند را کار امدتر می سازد ارزشمند خواهد بود .سیستم تصمیم گیری گروهی یک چنین سیستمی است ( منبع قبلی)

از منظر دیگر این سیستم ها از گرو ه های کاری که به کار خاصی اشتغال دارند و هدف مشترکی دارند پشتیبانی می کند این سیستم از ابزار های کار  گروهی بهره می گیرد. با پیشرفت فناوری ارتباطات سیستم های پشتیبانی تصمیمات گروهی قادرند تا از گروه های کاری به صورت های مختلف جدا از زمان و مکان پشتیبانب کنند. استفاده از نرم افزار های گروهی امروزه در سازمانها ی نوین بسیار رایج می باشد. سازمان ها با طراحی اتاق های  تصمیم گیری و تجهیز انها به ابزارهای مختلف مانند ویدئو پروژکتور ، تابلوهای الکترونیکی ، تجهیزات ارتباط با اینترنت و رایانه های مجهز به نرم افزار های طراحی و تحقیق.

می توانند کارایی گروههای تصمیم گیرنده را افزایش دهند . این عمل به تسریع زمان تصمیم گیری و کاهش هزینه می انجامد ( صرافی زاده 1383 ، 64 ) .

2-11-1-4-3 بکارگیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری

به کارگیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یک فرایند تعاملی است که می تواند به وسیله پنج مرحله زیر خلاصه شود :

• بررسی و صورت بندی مسئله به طوری که مسئله بتواند بیشتر مطالعه شود .
• تعیین پارامترها و متغییرهای مرتبط ، تا به کاربر درکی از موقعیت بدهد .
• صورت بندی مدل به وسیله پارامترها و متغییرهای به هم مرتبط .
• آزمایش مدل برای تعیین ثبات راه حلها از طریق تهیه داده ها برای متغییرها و پردازش و محاسبه برای تعیین نتایج .
• پالایش مسئله ، مدل به ندرت در ابتدا صحیح است و غالبأ نیاز به برخی اصلاحات دارد ( منبع قبلی ) .

2-12 سیستم پردازش معاملات :

پردازش معاملات بخش مهمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت را تشکیل می دهد . گر چه سیستم های پشتیبان تصمیم نیز جهت تصمیم گیریها در سراسر سازمان به کار گرفته می شود و در موفقیت سازمان نقش مهمی را ایفا می نماید ولی بخش نسبت کوچکی از منابع محاسباتی را در بر می گیرد و برعکس آن پردازش معاملات بخش اعظمی از هزینه های معاملاتی سیستم اطلاعاتی مدیریت را به خود اختصاص می دهد . اکثر فعالیتهای روزمره سیستم اطلاعات مدیریت جامع از طریق سیستم پردازش معاملات اداره و اجرا می شوند و در صورت بروز مشکل این سیستم پاسخگو خواهد بود .

2-13 سیستم پردازشی تعاملات :

سیستم های پردازشی تعاملات از اولین سیستم های هستند که با ورود رایانه ها به سازمانها شکل گرفتند . این سیستم ها جایگزین روش دستی می شوند و امور ساخت یافته ای مانند نگهداری سوابق ، کنترل انبار ، محاسبه حقوق و دستمزد و غیره را انجام می دهند . تأکید این سیستم به پردازش حجم عظیمی از داده هاست و از این طریق کاهش هزینه های عملیات در سازمان را به همراه دارند . امور عملیاتی سازمان که ماهیتی تکرار و مستمر دارند و به دلیل حجم بالا ، نیروی انسانی زیادی را به خود اختصاص می دهند.

می توان از طریق بکارگیری سیستم های پردازشی تعاملی مکانیزه کرد و تعداد نیروی انسانی کاست ( منبع قبلی ) .

2-14 سیستم اطلاعاتی مدیریت مالی :

مدیریت مالی مسئولیت برنامه ریزی مالی و افزایش سرمایه برای نیل به اهداف سازمان را به عهده دارد . برنامه مالی ، که از برنامه های تولید و برنامه های فروش توسعه می یابد معمولأ شکل بودجه ای را که راهنمای تصمیم گیری است به خود می گیرد .

برای حمایت از این طرحها باید بر پول نقد مدیریت شود و اگر پول نقد به اندازه کافی و احتمالا به صورت اعتبارات موجود نیست ، باید پول بیشتری به دست آورده شود . تصمیمات مربوط به بدست آوردن سرمایه معمولا مستلزم بودجه بندی سرمایه هاست . سرانجام امور مالی سازمان به منظور حصول اطمینان از اینکه گزارشات پولی وضعیت مالی سازمان را نشان می دهد ، بررسی و ارزیابی شود .

خرده سیستم های کلیدی در سیستم اطلاعات مدیریت مالی به قرار زیر است :

• برنامه ریزی مالی و بودجه بندی .
• مدیریت نقدینگی .
• مدیریت سرمایه .
• بودجه بندی سرمایه .
• حسابرسی . ( بهرنگی 1379 ، 75 ) .

2- 15 سیستم خبره :

سیستم های خبره ، سیستم های رایانه ای هستند که در بردارنده برخی از تجارب و دانش تخصصی یک متخصص می باشند . سیستم های خبره بدین ترتیب از خبرگان تقلید کرده و به عنوان یک مشاور در یک حوزه یا حیطه دانش ویژه عمل می کند . یک تعریف رسمی تر می تواند این باشد :

” یک سیستم خبره یک سیستم مبتنی بر رایانه است که دانش ، حقایق و فنون استدلالی را برای حل مسایلی که به طور طبیعی نیازمند به تواناییهای متخصصان انسان است به کار می برد ” .

دانش اغلب در یک سیستم خبره در یک پایگاه اطلاعاتی نمایش داده می شود ، که این پایگاه شبکه ای از قوانین وابسته مهمی است که دانش تخصصی انسان را نشان می دهد . قوانین و ارتباطات از بحث با خبرگان و تحلیل رفتار تصمیم گیری آن مشتق می شود .

این سیستم باید حمایت از تصمیم را پیشنهاد کند نه این که تصمیم بگیرد زیرا که سیستم خبره در واقع یکی از عواملی است که مدیر در اتخاذ تصمیم خود باید در نظر بگیرد .

بنابراین سیستم های خبره نوعی از سیستم پشتیبان تصمیم گیری است . آنها جایی به کار می روند که استدلال که از محاسبه جدا است برای ارائه توصیه مهم باشد . این سیستم به ویژه برای رسیدگی به اقدام و استدلال نا معین تحت شرایطی که اطلاعات و داده ها کامل نیست مناسب اند ، آنها برای محاسبه تأثیرات عدم اطمینان و قضاوت تلاش می کنند . این یک ویژگی مهم یک خبره است .

سیستم های خبره بخشی از حوزه ای است که به عنوان هوش مصنوعی شناخته شده است . هوش مصنوعی به طور گسترده در ارتباط با تدریس به رایانه برای انجام وظایف به شکل رفتاری هوشمند است ( بهرنگی 1379 ، 111 ) .

2-15-1 کاربرد های سیستم های خبره :

سیستم های خبره علاوه بر کاربرد آنها در تصمیم گیری تجاری استفاده های دیگری نیز دارد . سیستم های خبره اولیه در حوزه تشخیص های پزشکی بود . اما امروزه سیستم های خبره ، ممکن است برای موارد زیر نیز به کار رود :

• آموزش کارکنان .
• ثبت و بایگانی دانش مهم در درون یک سازمان .
• کمک به یک فرد در یک رویه پیچیده از قبیل ثبت یک شرکت تحت عنوان محافظت از داده ها .
• برنامه ریزی مالیات شخصی .
• قیمت گذاری محصول .
• انتخاب روش های فروش .
• تصویب اعتبارات بانکی .
• زمانبندی آموزش مهمانداری هواپیمایی .
• طراحی سیستم های رایانه ای .
• برنامه ریزی یک پروژه ساختمانی بزرگ .
• پیشنهاد راه حلها برای مسائل درون یک شبکه رایانه ای . ( بهرنگی 1379 ، 112) .

2-15-2 مولفه های سیستم های خبره :

سیستم های خبره طوری طراحی می شوند که کاربر بتواند به سادگی داده ها را درون داد کند ، به برخی از سوالاتی که به وسیله سیستم خبره مطرح می شود پاسخ دهد ، و بنابراین توصیه هایی را از سیستم خبره دریافت کند .

2-15-3 ویژگیهای سیستم خبره :

مبتنی بر دانش است : مقادیر زیادی از داده ها را به شکل پایگاههای دانش برای تهیه توصیه به کار می برند .

داده های کمی و کیفی را مورد استفاده قرار می دهد : هم داده های کیفی و هم کمی و نه فقط داده ها ی شمردنی یا عددی را در ارتباط با پردازش داده های مرسوم ذخیره می کند .

استدلال را به کار می برد : ابزار ماشین استنتاج را برای آزمون جزئیات یک موقعیت و استخراج نتایج به کار می برد .

ابتکارات را به کار می برد : استدلال مبتنی بر قوانینی است که به وسیله خبرگان که آنها را در ارتباط با موقعیتهای معینی مفید می دانند فراهم می شود .

استدلال را شرح می دهد : تسهیل توضیح می تواند اتدلالی را که برای تنظیم توصیه ی ویژه ای به کار می رود توجیه کند .

می توتند با داده های پنهان مقابله کند : می تواند پیرامون داده های پنهان بر کشف تأثیر جانشین های مختلف کار کند .

بر روی موضوع یا حیطه محدود تمرکز می کند : برای پیگیری نوع بسیار ویژه ای از مسئله یا موقعیت طراحی می شود . ( بهرنگی 1379 ، 118 ) .

2-16 سیستم های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی :

برای انجام کارهای گروهی و ارتباط با یکدیگر از طریق تبادل و انتشار اطلاعات در طرحهای مختلف پرسنل کمک می کنند .

کاربران سیستم : هر کس ، اعم از کارکنان ، مدیران و یا دیگران خارج از سازمان که بخواهد ارتباط برقرار کند .

اثر روی ارتباطات : از طریق تلفن ، کنفرانسهای ویدیوئی ، پست الکترونیکی ، فاکس ، دسترسی به اطلاعات مشترک ، جلسات غیر حضوری یا مجازی ، کنترل جریان کارها .

اثر روی تصمیم گیری : از طریق تلفن  و کنفرانس های راه دور ، برای تصمیم گیری پست الکترونیکی یا فاکس و امثال آنها برای دریافت اطلاعات پشتیبانی اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات جمعی و هماهنگ ( زرگر 1382 ، 35 ) .

کاربران سیستم : آنهایی که اطلاعات اجرای فرایندها را وارد می کنند ، مدیران ، سرپرستان و هر کس که به اجرای اطلاعات اجرای فرایندها نیاز دارد .

2-14 سیستم کارکنان دانشی

مدیران و کارکنان را مجموعه کارکنان دانش گویند . عنصر اصلی در فعالیت آن‏ها دانش است منش‏ها کارکنان دفتری گروه مذکور را پشتیبانی می‏کنند . در این نوشتار برای این گروه عبارت کارکنان دانش را به کار می‏بریم.

بر اساس تفکر نوین برای کارکنان کار دانش در امور اداری مدرن ، نقش مهم و ویژه‏ای در نظر گرفته وظائف اصلی کارکنان دانش دانش بر خلاف کار فیزیکی عبارت است از تشخیص یک مساله با یک فرصت تنها تصمیم گیری ، نظارت و زمانبندی برنامه‏ها . کارکنان دانش ( علمی یا فنی ) کسانی هستند که دیگر تجزیه و تحلیل موقعیت‏ها ، ارزیابی روش‏های مختلف انجام کار ، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش با استفاده از اطلاعات می‏باشد برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیت‏های جاری محیط کار ترکیب نشود کارکنان دانش باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیت‏های زیر را دارا باشد :

1 – وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری ذخیره سازی و بازاریابی اطلاعات سریع مناسب را داشته باشد ( سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده‏ها )

2 – وظیفه انجام محاسبات و ارائه راه‏های مختلف را داشته باشد ( سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ) .

3 – امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد . مانند سیستم پست الکترونیکی ( صرافی زاده  1380 ، 2570 ) .

2-18 سیستم پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی ) :

سیستم‏های پشتیبانی مدیران ارشد ، سیستم هایی هستند که نیاز‏های اطلاعاتی مدیران ارشد یا اجرایی را تأمین می‏کنند این سیستم‏ها بالا‏ترین سطح را از نظر ترکیب داده‏ها دارا می‏باشند و معمولا شامل گزارشات به اشکال استاندارد بوده و حاوی نمودار نیز می‏باشند. سیستم‏های پشتیبانی مدیران ارشد از جدید‏ترین سیستم‏های اطلاعاتی می‏باشند و تا امروز نسبت به 5 نوع سیستم دیگر کمترین مقبولیت را داشته‏اند . یک دلیل این امر آن است که غالب مدیران اجرایی قبل از آن که استفاده از سیستم‏های کامپیوتری گسترش یابد کار خود را شروع کرده‏اند و لذا سیستم‏های اطلاعاتی را در دانشگاه مطالعه نکرده‏اند ، در نتیجه تمایلی برای استفاده از آن‏ها ندارند ، در حقیقت هنوز بسیاری از آن‏ها استفاده از ماشین تحریر معمولی را ترجیح می‏دهند . در همین حال بسیاری از مدیران اجرایی همکاران فوق العاده مجربی دارند که می‏توانند گزارشاتی تهیه کنند که نیاز‏های اطلاعاتی آن‏ها را برطرف کنند .

اما در شرایط نوین سازمان‏ها ، متخصصین حرفه‏ای با داشتن تجربه کامپیوتری به پست‏های ارشد اجرایی می‏رسند . این متخصصین به احتمال زیاد نه تنها از سیستم‏های رایانه‏ای پشتیبانی می‏کنند بلکه از آن‏ها متقابل انتظار پشتیبانی نیز دارند ( منبع قبلی ) .

2-18 – سیستم پشتیبان عملیاتی از نظری دیگر :

برای کاربرد و استفاده مناسب از این سیستم ، مدیران عالی ( سطوح بالای سازمان ) باید بیش و بصیرتی کافی در کلیه عملیاتی بخش‏های مختلف سازمان را داشته باشند . به عبارتی مدیری که در رأس سازه . قرار دارد ، برای استفاده از این سیستم باید حداقل آگاهی اولیه در حسابداری ، مهندسی و . . . را داشته باشد تا بتواند به نحو احسن از این سیستم بهره گیرد . ضمنا این سیستم ایجاب می‏کند که مدیران آشنایی اولیه و ضمنی درباره رقبا ، شرایط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اثر گذار بر محیط سازمان و اثر پذیر از آن را داشته باشند (طالقانی  1382  ، 267 ) .

2 – 19 – سیستم گزارشات مدیریت :

سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه‏های فعالیتی مورد استفاده قرار می‏گیرد .

سیستم‏های گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستم‏های پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می‏دهند ( صرافی زاده  1383 ، 57 ) .

سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستم‏های اطلاعاتی به دلیل گزارشات که جهت پشتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می‏دهد ، اهمیت دارد . این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار مدیران قرار می‏دهد . اگر چه گزاترشات این سیستم‏ها در ابتدای سال‏های دهده 70 به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار‏های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انواع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می‏توان به گروه‏های زیر تقسیم کرد :

2-19-1- گزارشات برنامه‏ای :

گزارشاتی که ساختار آن‏ها از قبیل از سوی طراح سیستم و باتوجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالبا گزارشاتی شناخته شده در حیطه‏های تصمیم‏گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی .

2-19-2 – گزارشات درخواستی :

با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری ، مدیران به گزارشایی نیاز دارند که پاسخگوی موقعیت خاص تصمیم آن‏ها باشد . امروز مدیران می‏توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می‏توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .

2-19-3 – گزارشات استثنایی ( خاص ) :

گزارشاتی هستند که ساختار آن‏ از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت آن مستلزم بروز شرایط خاص می‏باشد . مثلا در مدیریت مالی مایلیم که میزان نقدینگی از میزان خاص کاهش نیابد ، لذا سطح مورد نظر به عنوان یک شرایط در سیستم تعریف می‏شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است . این گزارش اطلاعاتی را در درون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می‏دهد این گزارش می‏تواند پیام‏های خاص را به دنبال داشته باشد . مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می‏توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .

2-19-4- گزارشات تفضیلی :

از طریق این گزارشات می‏توان ریز اقلامی را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولا برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی نیاز به ریز اقلام دارند. این نیاز را می‏توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می‏شود تأمین کرد . مثلا در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش که درج می‏شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفضیلی می‏توانند این نیاز‏های اطلاعایت را پاسخگو باشند .

2-19-5 – گزارشات شاخص :

انواع گزارشات سیستم را می‏توان بر اساس یک شاخص مرتب کرد . مثلا بر اساس نام خانوادگی و یا بر اساس ارزش از بالا به پایین .

2-20 – نقش فناوری اطلاعات درسازمان :

تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسان است . . . تاثیر نظم اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثرتر یاری می‏دهد . . . اثر تغییر زمانی حاصل می‏شود که موسسه تصمیم می‏گیرد ت فرآیند خود را مهندسی مجدد تا به کاربرد بالاتری دست یابد ( منبع قبلی)

فناوری اطلاعات می‏تواند علاوه بر رشد در آمدها و کاهش هزینه‏ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد :

-توانایی کسی اطلاعاتی که در گذشته امکان پذیر نبوده است .

-کسب اطلاعات به هنگام و به موقع .

-بهبود عملیات سازمان .

-توانایی انجام محاسباتی که قبلا میسر نبوده است .

-بهبود در کیفیت و دقت درکارها .

-بهبود تصمیم گیری

-ارتباط و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه .

-بهبود خدمات مشتریان .

-ایجاد پیوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا .

-کاهش زمان فرآیند کار .

-پشتیبانی از استراتژیهای سازمان .

-بهبود رقابت .

بهبود و طراحی مجدد فرآیند‏های کار.

-سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغییر فناوری اطلاعات ( منبع قبلی )

2-20-1 – ابعاد و جنبه‏های گوناگون فناوری اطلاعات :

در عصر نوین سازمان‏ها در ابعاد و جنبه‏های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تأکید دارند. اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغییر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش را نشان می‏دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطح مختلف سازمان دو چندان می‏سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگی‏های خاصی را به خود اختصاصی می‏دهد. این ویژگی‏ها بسته به سطح سازمانی‏متفاوت می‏باشند. ( جدول ویژگی‏اطلاعات و سطوح سازمان ( سرافی زاده  1383 ، 75 ) .

2-20-1-1 – طبقه بندی سیستم‏های اطلاعاتی بر اساس نوع حمایت‏ها :

-سیستم های پردازش : از پرازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می‏گیرد حمایت می‏کنند .

-سیستم‏های گزارشات مدیریت : از فعالیت‏های بخشی و نیز مدیران سطوح میانی از طریق ارائه اطلاعات گزارشات تلفیقی حمایت می‏کند .

-سیستم‏های کارکنان دانش : این سیستم‏ها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه‏ای طراحی می‏شوند .

-سیستم‏های پشتیبانی تصمیم گیری: از فرآیند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می‏کنند .

-سیستم‏های اتوماسیون اداری : از طریق بکارگیری تکنولوژی اطلاعات امور دفتری را پشتیبانی می‏کنند .

-سیستم‏های پشتیبانی مدیران ارشد( اجرایی ) : به منظور پشتیبانی از مدیران عالی سازمان طراحی می‏گردند .

-سیستم‏های خبره : به منظور پشتیباین کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می‏شود.

-سیستم‏های پشتیبانی تصمیمات گروهی : این سیتم‏ها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیری‏های گروهی مشارکت دارند ، طراحی می‏شود ( صرافی زاده  1383 ، 62 ) .

2-21 – اتوماسیون اداری : یافتن هریفی مشخص :

سیستم‏های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آن‏ها منحصر به تعیین دیدگاه‏های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیتم‏های اتوماسیون اداری ، دارای تعاریف بی‏شماری است . در اینجا به برخی از آن‏ها اشاره می‏کنیم .

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم‏های اتوماتیک رسمی و غیره رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‏شود . کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‏سازد ارتباطات است . اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است . ( ریموند  1998 ) سیستم‏های اطلاعات اداری ( OIS ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‏کند. سیستم‏های اطلاعات اداری از جمله اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت است که ابزار هایی برای

1 – office information system

ارتباط و هماهنگی ما بین کارکنان دانش به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش است و پیام‏ها و جلسات الکترونیک فراهم می‏کند ( زوابس  1992 ) .

اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‏های دفتری به منظور افزایش کار کارآیی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات ، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‏ها بود و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‏گیری می‏تواند به مدیر سود برساند ( بهشتیان  1378 ) .

2-21-1 – مزایای سیستم اتوماسیون اداری :

مهمترین شرط کاربرد واستفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان‏ها صرف نظر از مواد استفاده دیگران مربوط به لزوم سرعت و دقت و صمت در کار آن‏ها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان را که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‏گردد مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطاطت لازم با سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد . ( ماهنامه تدبیر  54 )

2-21-1-1 – مزایای مستقیم :

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار . این مزایا که که قابل اندازه‏گیری بوده و ممکن است تأثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشند عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر برکار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار .

ب ) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکل دیگر کمتر صورت می‏گیردمانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‏شود .

ج ) فعالیت‏های غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام کمتر می‏شود .

د ) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‏شود چرا که با استفاده از انکانات کنفرانس تلقی ، مسافرت و گردهمایی کمتر می‏گردد .

2-21-1-2 – مزایای غیر مستقیم :

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سود آوری و رشد در بلند مدت سازمان‏را غنی سازند این مزایا عبارتند از :

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور ثبت به دیگر .

ب ) نیاز کمتر و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج ) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام کار‏های خاص شغلی آن‏ها افزایش می‏یابد .

د ) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع رضایت مشتریان بیشتر می‏شود .

هـ ) رقابت بیشتر سازمان‏ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت فشارها و رفتار‏های ( ماهنامه تدبیر  154 ) .

2-21-2 – معایب سیسم اتوماسیون اداری :

اما کاربرد سیستم اتوماسیون معایبی را نیز دربر دارد که عبارتند از : ایجاد تغییرات لازم نادیده گرفتن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و مکانیزه شدن فعالیت‏ها ، پیچیدگی سیستم‏ها ، بروز اخلاف توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن‏ها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، پذیرفتن سیستم‏های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان ، امنیت اطلاعات از نظر دسترسی و تخریب اطلاعات .

2-21-3 – انواع کاربرد‏های یا زیر سیستم‏های اتوماسیون اداری :

از دیدگاه‏های متعددی به انواع کاربرد‏های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در اینجا به دو نمونه از آن‏ها می‏پردازیم .

– از دیگاه انواع دستگاه‏های مکانیزه اداری اصلی عبارتنداز :

-درزمینه کپی اطلاعات و کپی کردن آن‏ها : واژه پرداز‏ها ، ماشین‏ای کپی هوشمند سند خواست سیستم‏های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .

-در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشورهای بایگانی الکترونیک ریزنگاشته‏ها ( میکروگرافیک )

-در زمینه ذخیره سازی ارتباطات : سیستم تلفن رایا‏نه‏ای ، پس الکترونیک ، ارسال فاکس ، تسهیلات کنفرانس از راه دور

2- از دیدگاه عناصر اصلی سیستم های مکانیزه اداری در شکل زیر آورده شده است :

سیتم های مدیریت

سیستم های جابه جایی اسناد

سیستم های مکانیزه

سیستم های پشتیبانی

سیستم های ارتباطات راه دور

– زیر سیستم های اتوماسیون اداری

 

 

-گروه پردازها           -کنفرانس صوتی              – پست الکترونیک                           – واژه پردازها

-نرم افزارهای رایانه          – کنفرانس ویدئویی             – پست صوتی                     – سیستم های پردازشی

-طراحی به کمک رایانه            – کنفرانس رایانه ای               – پست فاکس                   – نشر رومیزی

-تابلوی اطلاعات الکترونیک        – تلوزیون کابل              – سیستم های بایگانی

 

(صرافی زاده 1380 ، 240 )

2-21-4 ارگونومی در اتوماسیون اداری :

اصطلاح ارگونومی ، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی  ، ارضاء و کارآیی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید کار می نمایند ، تشریح می کند . پیشرفت فن آوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشم گیر داشته است . پی تردید فن آوری علاوه بر ارتقاء سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیب ها و تنش هایی که نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فن آوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی درنظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تأمین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرضه و استفاده از فن آوری منظور کنیم . وقتی کارکنان در وضعیتی تحت  فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمردرد و چشم درد و غیره می شوند

نظر گرفتن بسیاری از وسایل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع در نظر گرفته‏ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از دارایی‏های سازمان‏هستند و اگر تحت تأثیر باشند ، نمی‏توانند به بهترینوجه کار‏کرده و کارآیی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می‏شود .

از طرف دیگر می‏توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم‏های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییرات هم مد نظر داشت یک تحقیق پیمایش انجام در نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری همانند رایانه‏ای شدن ، سیستم اندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش‏های فیزیولوژیک و روانی او می‏شود که فرد را مبارزه یا فرار تحریک می‏کند و در واقع فرد با مکانیز الیون که نوعی تغییر محسوب می‏شود مقاومت می‏کند و مدیران و سایر طراحان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک‏های غلبه بر مقاومت که مهمترین آن‏ها مشارکت و آموزش کاربران است . بر این مقاومت غلبه کرد و یا میزان آن‏کاهش می‏دهند ( صرافی زاده  1380  ،  249 ) .

2-21-5- بکارگیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری :

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار ، وجود دارد که افراد می‏توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش ، چک یا سفارش مشتری ) رد و بدل نمایند و آن‏ها را جهت اقدام و پردازش به محل‏های مربوطه بفرستند برای مثال می‏توان با استفاده از کامپیوتر یک هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می‏تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند با استفاده از این سیستم می‏توان بدون دخالت دست انسان تمام را انجام داد . شرکت‏ای کوچک هم می‏توانند با استفاده از این سیستم کارهای خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان‏ها مطرح است . (( چگونه می‏توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد . )) همانند مورد بالا تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می‏تواند به گونه‏ای عمل کند که محیط خارج سازمان و اطلاعات مربوط به آن به روی یک صفحه در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببند . حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان با قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدیدتر بر سازمان استفاده کند یا اینکه به اعضای سازمان اطلاعات لازم را ببرهد که با استقلال بیشتری کار کنند یا تکنولوژی پیشرفت اطلاعاتی می‏تواند هر نوع اطلاعات درباره مشتریان بازار ، نوع خدمات و کارایی و احدیان سازمان به کارکنان بدهد بعضی از سازمان‏ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری متمرکز نمود و فرایند تصمیم گیری یکنواخت ؟ این تکنولوژی جدید استفاده می‏کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان‏ها تکنولوژی مذبور را در جهت متمکز نمودن سازمان به کار می‏برد اثرات آن در فرآیند‏های مدیریت و طراحی سازمان‏ها مشاهده است ( دفت  1380  ،  65 ) .

سیستم‏های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی خاصی در ادارات مدرن دست یافته‏اند . واژه پرداز‏ها جا ماشین‏های تحریر را گرفته‏اند و کاربرگ‏های الکترونیکی ، دفاتر کل را بدون استفاده کرده‏اند برنامه‏های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه‏های نگهداری اطلاعات شخصی جایگزین پرونده‏های حجیم و کاغذی اطلاعات کارکنان شده‏اند .

جایگزین پرونده‏های حجیم و کاغذی اطلاعات کارکنان شده‏اند .

2-21-6 – مجموعه نرم افزار‏های اتوماسیون اداری :

یک مجموعه کار آمد از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می‏تواند مشتمل بر نرم افزار ذیل باشد :

-واژه پردازها

-برنامه‏های صفحه گسترده

-برنامه‏های پایگاه اطلاعاتی

-برنامه‏های انتشار دستگتاپ

-برنامه‏های مدیریت پروژه

-برنامه‏های مرتبط با پت الکترونیکی

-جستوگر‏های وب

-برنامه‏های انتشار دهنده اینترنتی

-برنامه‏های مدیریت پرونده‏ای شخصی

-برنامه‏های مدیریت سیستم مالی

برنامه‏های نگهداری اطلاعات پرسنلی ( گرین  1 ، 20 )

2-21-7 – تعریف بنیادین ( اتوماسیون )

اتوماسیون عبارت‏است‏از : در تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است :

1 – مکاترونیک

2 – کامپیوتر که در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می‏شود .

انواع اتوماسیون :

-اتوماسیون کارخانه‏ای

-اتوماسیون خدماتی

2-21-7-1  ماهیت اتوماسیون :

-اتوماسیون ثابت

-اتوماسیون برنامه ریزی

اتوماسیون منعطف

2-21-7-1-1 اتوماسیون ثابت :

متشکل از دسته‏ای از ابزار‏های خودکار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون که اتوماسیون سخت نیز نامیده می‏شود . ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد (( کارآیی حداکثر )) قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کار‏ی برخوردار نیست اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربر اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات برخودار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز درای چرخه عمر طولانی‏تری باشند .

2-21-7-1-2 – اتوماسیون برنامه ریزی :

حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبانی نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره‏ای از تغییرات از پیش دسته‏بندی شده وجود دارد . در این نوع از اتوماسیون الگوهای معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آن‏ها در طراحی برنامه کنترلی مذبور استفاده می‏شود .

2-21-7-1-3 – اتوماسیون منعطف :

حاصل ایجاد حد اکثر امکان تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارآیی در ارائه محصول و خدمات در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می‏یابند تا امکان ارائه محصول مطلوبی فراهم شود . به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبندی منعطف‏تر برنامه‏های تولید و ارائه خدمات به تناسب برنامه ریزی‏های مجموعه وجود دارد . سیستم‏های اتوماسیون منعطف در حال حاضر نقشی اساسی در ایجاد و مزیت‏های رقابتی برای شرکت‏های بزرگ در بازار متحول دارند آن‏ها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیت‏های هماهنگی را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .

2-21-8 – اداره مجازی :

گفتیم که امروزه ام آی اس از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمده است اولین پدیده‏ای که ورود این نگرش را به موسسه در برخواص داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجربه دفتر مجازی می‏شود . اولین اتوماسیون اداری در فعالیت‏های دفتری و منش گری به کار برده می‏شود بعد‏ها نیازهای ارتباطی مدیران و دیگر به کار برنگ دانش تخصصی داده شده در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکان‏های ثابت به موقعیت‏هایی که شامل خانه‏ها اتاق متحصل ، خودروها و هرمکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند اداره مجازی نامیده می‏شود . اداره مجازی برای شرکت‏ها مزایایی چو کاهش هزینه‏امکانات و تجهیزات که شبکه رسمی ارتباطی کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عهده شامل کارکنان می‏شوند به طوریکه آن‏ها احساس عدم به شرکت ترسی از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر و تنش خانوادگی خواهند داشت که البته شرکت‏ها می‏توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماس‏های تلفنی مداوم به کار بردن کنفرانس‏های تلفنی منظم همیشگی حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند .

هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را به کار می‏بر ، افزایش بهره وری می‏باشد اولین ماربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روش استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه‏ها ، یاداشت‏ها و گزارش‏ها بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی تشخیص را در شکرت برای دسترسی به تقویم‏های ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه‏با آن یاری می‏کند .

از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد . سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارد : کنفرانس از راه دور تصویری و رایانه ای . لازمه کنفرانس های صوتی دسترسی شخص به تلفن می باشد . کنفرانس ویدئویی دو نمونه صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد  به جز اینکه شرکت و موضوعات آنها خیلی محدودتر هستند .

فاکس یک دستگاه کپی از راه دور می باشد که می تواند با استفاده از دستگاه فاکس یا رایانه انجام شود . اگر چه فاکس یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ، ولی عمومیت آن از به وجود امدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند . ویدئو تکست مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد . سیستم های تصویری مدرن به محدودیت های کاغذ و میکروفرم غلبه کرده است .

نثر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوسته ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر براساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع قابل دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روش های ارتباطی سنتی هستند ، در حالیکه دیگر برنامه ها فرصت های جدیدی را ارائه می دهند (مک لوید 1378 ،394)

2-21-9 سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری :

برای ارائه راه حل های مؤثر به منظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی .

2-21-9-1 کاربران سیستم

هر کسی که داده های شخصی را نگهداری می کند ، اسناد را تهیه می کند و یا محاسبه انجام می دهد .

2-21-9-2 اثر روی ارتباطات

از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک ، از قبیل واژه پردازها و نرم افزارهای نمایش اسلاید مانند ام . اس . پاورپوینت .

2-21-9-3 اثر روی تصیم گیری

از طریق کابرگهای الکترونیکی مانند ام . اس. اکسل و دیگر نرم افزارهای تجزیه و تحلیل اطلاعات

2-21-10 نمونه کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری

2-21-10-1 سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری

مثال های فروش : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه و تحلیل قیمت های مختلف ، واژ ها برای تهیه اسناد مناقصه و قراردادهای فروش .

مثال های تولید : کاربرگ های الکترونیکی برای تجزیه و تحلیل یک برنامه تولید ، واژه  پردازها برای نوشتن توضیحات کار با دستگاهها یا نگهداری آنها .

مثال های مالی : کاربرگ های الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روال های مالی جدید .

2-21-10-2 سیستم های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی

مثال های فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانس های ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرآیندهای پیچیده فروش .

مثال های تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات و رفع مشکلات کار با دستگاه های جدید ، کنفرانس های ویدئویی برای هماهنگی تولید یا برنامه های فروش ، سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوزهای لازم بوده است .

مثال های مالی : پست الکترونیکی و فاکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانس ها ی ویدئویی برای تشریع اثرات مالی روی سرمایه گذاری ها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی حقوقی .

2-21-10-3 سیستم های اطلاعاتی عملیاتی :

مثال های فروش : استفاده از پی . او . اس برای انتقال اطلاعات فروش ، نگهداری اطلاعا تماس مشتری در جریان سیکل فروش .

مثال های تولید : ردیابی حرکت کارهای در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تأمین کننده ها .

مثال های مالی : پردازش پرداخت ها از طریق کارت های اعتباری پرداخت سود سهام داران .

2-21-10-4 سیستم های اطلاعاتی مدیریت :

مثال های فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده های فروش به تفکیکی محصول و مناطق فروش .

مثال های تولید ک گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خریدهای برنامه ریزی شده ، اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .

مثال های مالی : گزارش صورت حساب ها و دریافت ها ، برنامه های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه ها ی مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه ای مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه .

2-21-10-5 سیستم های اطلاعاتی کمک به تصمیم گیری :

مثال های فروش : مدل سازی برای بررسی راه حل جدید فروش ، مدل سازی داده های بازاریابی ، برای تجزیه و تحلیل فروش .

مثال های تولید : مدل سازی برای تعیین اولویت عملیاتی یا تعمیراتی  دستگاهها بر اساس شرایط جاری ، مدل داده های تولید برای تجزیه و تحلیل نتایج تولید .

مثال های مالی : تجزیه و تحلیل رفتار مشتری ها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحساب ها ، بانک اطلاعات سهام و مدل سازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام .

2-21-10-6 سیستم های اطلاعاتی جامع و یکپارچه :

مثال های فروش : کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه های فروش .

مثال های تولید : کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس توقف فروش .

مثال های مالی : کمک به حوزه مالی برای ردیابی هزینه های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید .

2-21-11 سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری :

سیستم های اتوماسیون اداری یا او . ای . اس ، پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیت ها و وظایف اداری و زیرساخت های سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستم ها از ابزارها و نرم افزارهای عمومی مختلف از جمله واژه پردازها ، کاربرگ های الکترونیکی ، صفحه گسترده ، نمایش اسلایدها ، بانک های اطلاعاتی استفاده می شود .

از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آنها در سیستم های اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیام ها هم استفاده می شود ، این ابزارها در سیستم اطلاعات الکترونیکی دسته بندی شده اند و در سیستم های اتوماسیون اداری به انهاپرداخته نمی شود .

شاید رایج ترین سیستم های اطلاعاتی ، همین سیستم های اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمان ها استفاده می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزارهای مشابه در برخی از سازمان ها یکی از وظایف مهم توسعه فناوری اطلاعات در سازمان ها ، استاندارد سازی فرمت های کار و سازگاری بعضی از ابزارهای سیستم های اتوماسیون اداری مطابق محیط ارتباطی داخل و خارج از سازمان ها است .

برخی سازمان ها از نرم افزارهای ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمنداستفاده می کنند تا وظائف گردش و تولید اسناد و مکاتبات و تصمیم گیری ها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتوماتیک انجام گیرد . برخی دیگر از سازمان ها به طور پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیرسیستماتیک از ابزارهای مستقل سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می کنند .

شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزارها را به نام مجموعه office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . با توجه به امکانات نصب شبکه ای مجموعه office  به راحتی می توان بسیاری از خدمات اتوماسیون اداری را در آنها طراحی و پشتیبانی نمود (زرگر 1383 ،31)

در نگاه عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و بازیافت آنها و نیز ارسال داده به بخش های مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذو نتایج مفید حاصل از ان تنها از طریق به کارگیری سیستم های اتومایون اداری تحقق می یابد .

با پیدایش سیستم های پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می کند . در ضمن از انجایی که کارکنان ادار می توانند از فایل های مشترک استفاده کنند ، تابلوهای اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایل ها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیام های عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودارهایی با کیفیت عالی و با قیمت ارزان از طریق خطوط تلفن انتقال داد.

به موازات این پیشرفت ها ، فناوری رایانه ای سیستم های اختصاصی صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفن های اداری به سیستم های اختصاصی مبادله ای خیلی پیچیده مرتبط می شوند .

سیستم های نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستم ها به کارکنان کمک می کنند تا بتوانند به صورت موازی و گروهی با یکدیگر کار کنند . هدف از تهیه سیستم های نوشتار گروهی آن است که کار افراد به تلاش های گروهی و هم اینکه بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است دسترسی داشت .

کاربرد سیستم های ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان های بزرگ از قابلیت کنفرانس ویدئویی استفاده می کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت ، بتوانند به صورت رودر رو با یکدیگر ارتباط برقرار کنند . در ابتدا کار از این قابلیت ها برای ارتباط چند مدیر در دو یا سه محل استفاده می شد ، اما اخیراً از این سیستم برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می شود .

2-21-12 اتوماسیون اداری

مکانیزی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثربخش و کارا .

مجموعه فعالیت های سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان ، جستجوی اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات و بهبود ارتباطات درون سازمانی .

سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباطات داخلی سازمان و افرادسازمان با خارج از سازمان را به عهده دارد . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازش گرهای متن پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند که می توانددر این مجموعه به کار رود .

سیستم اتوماسیون اداری از سیستم مارتابل و مدیریت فرایندها تشکیل می شود که با سیستم دبیرخانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو اسناد در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان از طریق سیستم های نرم افزاری انجام می شود . باید توجه کرد که از طریق مدیریت فرایندها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزارهای پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد .

می توان با استفاده از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS)  وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرم های کاغذی تأییده های مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می شود .

بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از به کارگیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می گردد . ضمن آن که باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در آن کلیه فرایند های سازمانی سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .

2-21-13 جدول انواع کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری

2-21-13-1 اتوماسیون اداری و بهره وری :

یکی از دلایل عمده کاربردفناوری اطلاعات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد .

بررسی های شرکت های آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله منتهی به اواخر دهه 1980 نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً 90% رشد داشته است . در حالیکه در امور دفتری 4% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی از این شرکتها حاکی از آن است که در خلال این دوره ده ساله کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 درصد به 30 الی 40 درصد کل بودجه افزایش یافته است .

یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر و فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخش ها ، دارایی کارایی کمتری بوده است . برآورد انجام شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ای تجهیزات و ماشین آلات بکار رفته است ، در حدود 10 برابر سرمایه گذاری در بخش اداری بوده است .

نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .

بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت :

– اندازه گیری بهره وری در محیط اداری و مقایسه ان با محیط های صنعتی کار مشکلی است .

– ممکن است رابطه بین بهره وری و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد. عدم توجه به تأثیر عامل انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور بهره وری پایین شود .

– میزان بهره وری در آغاز بررسی های فوق مشخص نشده است . ممکن است کارکنان دفتری قبل کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روشهای انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد .

2-21-13-2 در صورتی که با مکانیزه کردن امور دفتری واقعاً بهره وری افزایش یابد ، تأثیر آن سازمان به شرح زیر خواهد بود :

– استفاده بهتر از نیروی کار توأم با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل .

– استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .

– کیفیت بهتر مدیریت با تصمیم گیری بهتر .

– افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .

– اثربخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان .

2-21-14 نکات برجسته درباره اتوماسیون و بهسازی روش های انجام کار

آلر کامپیوتر نهی بود ؛ سختی درباره ساختن مدل های ریلضی با تحقیق در عملیات یا علم مدیریت شنیده نمی شود . زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می رفت غیر اقتصادی از اب در می امد . بنابراین ؛ اتوماسیون ارتباط نزدیکی با پیشرفت های اخیر تئوری های مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدل ههای ریاضی است .

2-21-14-1 بازخور

در مواردی که گزارش های ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد ولقعی را می توانبه عملکرد مورد انتظار مقایسه کرد . چنین گزارش هایی به بازخور مرسوم اند . داشتن سیستم بازخور کارساز برای مدیر مطلوب ؛ ضروری است . کامپیوتر با سرعت زیاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی بازخور کمک زیادی می کند . ترموستات فیزیک مثال عالی برای بازخور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می سنجد و با درجه برنامه ریزی شده مقایسه می کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می فرستد و برای اصلاح لازم ، سد پاپ را باز می کند یا می بندد . مفهوم کنترل به وسیله بازخور به طور کلی و به خصوص در منابع پردازش حائز اهمیت است .

2-21-14-2 خودکار سازی

جایی که در یک سازمان مواد با دست جابه جا نمی شوند ؛ چنین حالتی خودکار (با اتوماسیون) نامیده می شود . خودکار کردن دستگاهها به علت افزایش استفاده از وسایل حساس برای تعیین و انتقال اطلاعات مربوط به وزن؛ ابعاد ، عمق شکاف ها ، وضعیت جایگیری ، کشش استنباطی ، درجه حرارت ، فشار ، میزان روانی (یا جاری بودن) ، تعداد واحد ها و ویژگی های شیمیایی گوناگون امکان پذیر است .

اتوماسیون عملاً عبارت است از تولید مستمر با فرایند های مجزا ئلی به هم پیوسته به گونه ای که تمام اجزا در سلسله ای قرار می گیرند که به صورت خودکار(برقی یا مکانیکی) با هم پیوستگی کامل دارند . در مواردی که عملکرد خودکار وجود نداشته باشد ؛ اتوماسیون هم وجود ندارد .

کنترل اتوماسیون عبارت است از به کار بردن وسایل حساس مکانیکی یا الکترکی که عملیات ماشینی و محصول آن را در مقایسه با معیارهای از پیش تعیین شده کنتل می کند . در پرداختن به مواد رادیواکتیو ، اتوماسیون ضروری است ؛زیرا عامل ایمنی حائز اهمیت است . در عملیات هواپیما و موشک ها از کنترل اتوماتیک بایداستفاده شود، زیرا فضای کار محدوداست و اقدام سریع نیاز داردکه خارج از ظرفیت انسان است . (پارکینسون 1376، 144) .

2-21-15 اتوماسیون و تصمیمات مدیریت

مشاهده شخصی یک مدیر لزوماً باید نمونه بسیار کوچکی از کل فعالیت او را تشکیل دهد . بنابراین وقتی که وی بر اساس مشاهدات شخصی ، اقدامات اسلامی به عمل می اورد ، باید بع دلایل ذیل دقت کافی داشته باشد .

اولاً به سبب این که اقدام اصلاحی ممکن است لازم نباشد ، ثانیاً وقتی که لازم هم باشد ، ممکن است نتواند دست به اقدام اصلاحی بزند ، زیرا هنگام مشاهده ممکن است واقعه ای رخ نداده باشد .

اینجاست که اتوماسیون می تواند فوق العاده سودمند واقع شود . اتوماسیون به مدیر یک تصویر کلی خوب ارائه می دهد و بنابراین او را در تصمیم گیری یاری می کند ( در مقایسه با وقتی که بر مبنای مشاهده شخصی تصمیم می گیرد) .

2-21-16 بهبود کار و اتوماسیون

برای بهبود کار دامنه وسیعی وجود دارد . این نکته ای است که باید برای همه کس جاذبه داشته باشد ، زیرا هدف حداکثر صرفه جویی در تلاش برای به دست اوردن حداکثر ستاده ها با حداقل داده ها است .

قدم های اساسی برای بهبود کار عبارتند از :

• آیا می توان قسمتی از عناصر کار را بااطمینان خاطر حذف کرد ؟
• آیا می توان بعضی از قمت های عملیات را تلفیق کرد؟
• آیا با تغییر توالی مراحل کار ، می توان عملیات را ساده تر کرد؟
• آیا می توان در دقت افراد صرفه جویی نمود؟

قبل از اینکه هر گونه اتوماسیونی به کار گرفته شود ، لازم است که روش ها و تجهیزات ، استاندارد شود . بنابراین نخست باید بررسی مبسئطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل اورد . غالباً اتفاق می افتد که کار مفصل مقدمات ، پیش از مکانیزه کردن ، خود به آنچنان بهبودب در کار منجر می شود که سرمایه گذاری اضلافی در مکانیزه کردن ، دیگر ضروری نیست .

2-22  تحقق دولت الکترونیک در ایران

شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه مورخ 15/4/1381 بخشنامه ای بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در جهت تحقق اهداف قانون برنامه سم توسعه ، به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و به هنگام در بخش های مختلف اقتصدی ، اجنماعی و فرهنگی از طریق اتوماسیئن فعالیت ها ، تسریع در اجرای امور ، بهبود ارائه خدمات به مردم ، با حداکثر نظو و دقت و افزلیش کیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات ضروری ، همچنین کاهش هزینه ها ، افزایش کارایی و اثر بخشی در بخش های مختلف ، ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات دستگاههای اجرایی و در راستای تحقق دولت الکترونیکی تصویب نمود .

2-22-1 اتوماسیون فعالیت های اختصاصی

– ماده1 . به منظور استقرار سیستم های مکانیزه در زمینه فعالیت های اختصاصی دستگاههای اجرایی ، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ، از طریق کمیسیون اتوماسیون اداری ، حداکثر تا پایان مردادماه 1381، ده فرایند اختصاصی دستگاههای اجرایی را از نظر حجم فعالیت ها ، گستره ی جغرافیایی ، جامعه تحت پوشش ، میزان ارتباط و ارائه خدمات به مردم تهیه کرد و به دستگاههای اجرایی ذیربط اعلام خواهد نمود تا نسبت به بازبینی، اصلاح ، مهندسی مجدد فرایندها و مکانیزه نمودن مراحل آن ظرف مدتی که توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور تعیین خواهد شد اقدام نمایند .

در سال های بعد نیز حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه هر سال ده فرایند اختصاصی دستگاههای اجرایی تهیه و جهت انجام اقدامات مذکور به دستگاههای ذیربط ابلاغ خواهد شد .

– ماده2 . دستگاههای مذکور مکلفند حداکثر تا پایان سال 81 نسبت به استقرار شبکه اطلاع رسانی و اتصال آن به شبکه جهانی اطلاع رسانی (اینترنت) اقدام نمایند و آدرس اینترنتی شبکه را در سربرگ نامه های خود درج نمایند .

– ماده 3 . دستگاههای اجرایی مکلفند جهت تسهیل اطلاع رسانی به مردم ، نحوه ارائه خدمات ، اعم از مراحل انجام کار ، فرم های مورد نیاز ، زمان مراجعه ، آدرس ساختمان های مورد مراجعه را در شبکه ی اطلاع رسانی خود قرار دهند و حتی الامکان بخشی یا کل انجام خدمات را از طریق شبکه اطلاع رسانی ارائه نمایند .

– ماده4 . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مکلف است نسبت به راه اندازی جایگاه اینترنتی (پورتال تام)«مردم» به منظور دستیابی آسان و سریع عموم مردم به اطلاعات و خدمات دستگاههای اجرایی تا پایان سال 82 اقدام   نمایند .

 

 

2-22-2 اتوماسیون فعالیت های عمومی

– ماده 5 . به منظور ایجاد هماهنگی در استقرار سیستم های مکانیزه در فرایندهای عمومی دستگاههای اجرایی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در زمینه های امور پرسنلی ، بودجه و طرحهای عمرانی و وزارت اقتصاد و دارایی در زمینه های امور مالی و پشتیبانی مکلفند فرمتها و استانداردها و ویژگی های مورد انتظار سیستم های مذکور را اعم از گزارش های خروجی ، نحوه ارتباط با سایر سیستم ها ، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمیسیون تخصصی اتوماسیون اداری وابسته به شورای عالی اطلاع رسانی را حداکثر تا پایان نیمه اول سال 82 به دستگاههای اجرایی ابلاغ نمایند .

تبصره 1 . دستگاه های اجرایی مکلفند نسبت به انطباق سیستم های در حال اجرای خود با ضوابط مذکور این ماده حداکثر ظرف مدت چهار ماه از تاریخ ابلاغ ضوابط ، اقدامات لازم را به عمل اورند و دستگاههای اجرایی که فاقد سیستم کامپیوتری در زمینه های ابلاغ شده می باشند ، مکلفند حداکثر ظرف مدت یک سال نسبت به مکانیزه نمودن سیستم های مذکور بر اساس ضوابط مورد انتظار اقدام نمایند .

– ماده 6 . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصاد و دارایی مکلفند حسب موردنسبت به تهیه و به هنگام رسانی نرم افزارهای عمومی یا انتخاب نرم افزار بهینه از بین سیستم های مورد عمل در دستگاههای اجرایی اقدام نموده و نرم افزارهای مذکور را به عنوان نرم افزار هماهنگ و استاندارد به دستگاههای اجرایی پیشنهاد نمایند .

– ماده 7 . دستگاههای اجرایی مکلفند حداکثر از ابتدای سال 82 اطلاعات مورد درخواست سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصاد و دارایی را نظیر رونوشت احکام کارگزینی موضوع ماده 29 قانون استخدام کشوری ، اطلاعات مربوط به بودجه ، تخصیص اعتبارات ، حسابداری را بر اساس مقررات مربوط از طریق رسانه های کامپیوتری اعم از شبکه اطلاعاتی ، لوح فشرده یا دیسکت به دستگاههای مذکور ارسال نمایند (صرافی زاده 1383 ، 191).

 

 

2-22-3 مزایای دولت الکترونیک

• مدیریت دولتی کارا
• ارائه بهتر خدمات دولتی به شهروندان
• تعامل بهتر با شهروندان و بخش های بازرگانی و صنعتی
• افزایش توان از طریق دسترسی به اطلاعات
• ارائه خدمات به مردم ، در هر زمان و در هر مکان
• تسهیلات و سرعت بیشتر
• شفافیت بالاتر
• مسئولیت پذیری بیشتر
• یکپارچه سازی شهروندان
• گسترش فرهنگ خودمحوری در خدمات رسانی (جراحی 1381،3) .

2-23 نقد و بررسی تحقیقات انجام شده

در زمینه تحقیقات انجام گرفته در ارتباط با موضوع پژوهش حاضر در ایران علیرغم تلاش محقق و جستجو به طرق مختلف از جمله مراجعه حضوری ، تماس تلفنی و مشاهده منابع کتابخانه ای مؤسسه تحقیقات و اموزش مدیریت ، دانشگاه صنعت آب و برق ، سازمان مدیریت و برنامه ریزی گیلان ، دانشکده ادبیات و علوم انسانی دانشگاه گیلان ، بررسی اولویت های پژوهشی سازمان مدیریت منابع آب ایران و جست و جو در سایت های اینترنتی از جمله سایتهای : مرکز تحقیقات مخابرات ایران ؛ انجمن شرکت های انفورماتیک ، مرکز تحقیقات دانشگاه صنعتی شریف ، سایت خبری وزارت نیرو ؛ دانشکده روابط بین الملل ، سایت همکاران سیستم ؛ مرکز اطلاعات و مدارک رسمی ایران ، تعداد معدودی تحقیقات داخلی مرتبط بدست امد و از میان آنها پژوهش های مندرج در ذیل که به بخش هایی از وجوه مرتبط با موضوع این تحقیق پرداخته اتخاب و گزیده ای از آن به شرح زیر است :

 

 

2-23-1 پایان نامه اول :

موضوع : بررسی مقایسه عملکرد شرکت بهره برداری از شبکه های آبیاری و زهکشی گیلان قبل و بعد از اجرای اتوماسیون برای اخذ دانشنامه کارشناسی ارشد در رشته مدیریت دولتی .

آقای محمد حسن زاده ، سال 1384 در مؤسسه عالی آموزش و پرورش مدیریت و برنامه ریزی کشور مدیریت آموزش و پژوهش استان گیلان تهیه شده است که هدف کلی از این تحقیق به شرح زیر بوده است :

– مطالعه و بیان نگرش ها و نظریه های گوناگون در خصوص اتوماسیون

– جمع بندی اطلاعات بدست آمده و تحلیل آماری آن

– تطبیق اطلاعات به دست امده با مستندات مدارک و شواهد موجود محیطی

– مقایسه عملکردشرکت قبل و بعد از اتوکاسیون

– بررسی تأثیر اتوماسیون بر عملکرد شرکت

نتیجه حاصل از تحقیق به ما نشان می دهد که بین دو متغیر اتوماسیون و عملکرد رابطه مثبت وجود داشته است و اتوماسیون موجب بهبود عملکرد شرکت شده است .

2-23-2 پایان نامه دوم :

موضوع : تأثیر سیستم های انفورماتیک در عملکرد شرکت تعمیرات انتقال (اختربرق)

آقای حمید علاقمندان ، مؤسسه تحقیقات و آموزش مدیریت(وابسته به وزارت نیرو)

هدف اصلی :

– آیا سیستم های انفورماتیک در عملکرد شرکت تغییرات انتقال (اختر برق) تأثیر دارد :

 

سؤالات فرعی

– آیا سیستم های انفورماتیک درانجام به موقع برنامه های زمانبندی ، سرعت انجام کارهای تعمیراتی ، تکرار کارهای تعمیراتی و در مقدار زمان کارکرد مفید پرسنل شبکه سرپرستی شرکت تعمیرات انتقال تأثیر دارد ؟

نتایج حاصل از تحقیق نشان می دهد که سیستم های انفورماتیک در وجود اصلی عملکرد (شرکت تعمیرات انتقال) یعنی انجام به موقع برنامه زمان بندی ، سرعت انجام کارهای تعمیراتی ، عدم تکرار کارهای تعمیراتی و بالاخره مقدار زمان کارکرد مفید پرسنل تأثیر گذار می باشد .

2-23-3 پایان نامه سوم :

موضوع : تأثیر آموزش استفاده از بانکهای اطلاعاتی کامپیوتر بر ضریب دقت و بازیاب اطلاعات زمان جستجو .

آقای محمد توکلی زاده داودی سال 1375 . دانشکده : تربیت مدرس .

فرضیات :

– آموزش استفاده از بانک های اطلاعاتی به استفاده کنندگان رابطه نسبی با پایین آوردن زمان جستجو ، با بالا برئن ضریب دقت و رابطه مثبتی با بالا بردن ضریب بازیافت اطلاعات بازیابی شده دارد .

محقق معتقد است که تعیین کلید واژه های مناسب بیشتر با بالا بردن دانش موضوعی و آشنایی با نیازهای تخصصی در ارتباط است . ولی آشنایی مقدماتی برای تعیین کلید واژه ها ضروری است . در این پایان نامه فرضیه اصلی به وضوح مشخص نشده است  .

فرضیه ها با متغیرهای صحت و دقت و به روز بودن اطلاعات مورد استفاده قرار گرفت و در مدل تحلیلی استفاده گردیده و نتیجه تحقیق فرضیه ها را رد نمی کند .

2-23-4 پایان نامه چهارم :

موضوع : بررسی عملکرد سیستم های رایانه ای در اداره کل ثبت احوال استان فارس از حیث کارایی .

آقای اسماعیل دلپسند ، سال 80-78 مرکز آموزش مدیریت دولتی .

سؤالات این تحقیق عبارتند از :

سؤال (1) آیا کاربرد رایانه به افزایش دقت ، سرعت ، کاهش هزینه ها در فعالیت های سازمان مؤثر بوده است ؟

در مورد سؤالات 1 و 2 جامعه اماری در سطح 95% کاربرد رایانه را در افزایش میزان سرعت انجام فعالیت ها و میزان دقت انجام فعالیت ها مؤثر قلمداد نمودند . اما در ارتباط با سؤال 3 کاهش هزینه ، جامعه اماری در سطح معنی دار 95% کاربرد رایانه را در کاهش میزان هزینه ها چندان مؤثر قلمداد ننمودند .

2-24 تاریخچه و فعالیت عای دانشگاه صنعت آب و برق (شهید عباسپور)

در سال 1345 وزارت نیرو به منظور ارائه آموزشهای لازم و افزایش مهارت فنی تکنسین های شاغل در صنعت برق در زمینه های تولید ، انتقال و توضیع الکترونیک تصمیم به ایجاد یک مرکز آموزشی در شمال شرق تهران گرفت . با احداث ساختمان های آموزشی ، اداری ، خوابگاه ، کارگاهها و آزمایشگاهها و تأمین کادر آموزشی مورد نیاز «مرکز آموزش تخصصی برق» از آذر ماه 1351 عملاً فعالیت خود را آغاز کرد .

از اجزای دوره های کوتاه مدت اموزشی برای کارکنان صنعت اب و برق و برنامه ریزی برای برگزاری دوره های بلند مدت تکنسینی و مهندسی کاربردی به عنوان تغییرات بارز این دوره می توان نام برد .

پذیرش دانشجو برای دوره بلند مدت کاردانی منابع اب در سال 1365 سهم دیگری در حرکت این مجموعه به شمار می آید که با راه اندازی دوره های مارشناسی کاربردی عمران در سال های بعد تکمیل شد .

تجربه موفق دوره های بلند مدت کاربردی در وزارت نیرو ، سایر صنایع کشور نیز به تکرار آن برانگیخت و اندیشه تقویت این دوره ها به عنوان یکی از ضرورت های اصلاح ساختار آموزش عالی کشور شکل گرفت . مصوبات شورای عالی انقلاب فرهنگی در رابطه با تأسیس دانشگاههای وابسته به ارگان های اجرایی و تشکیل گروه          علمی- کاربردی به عنوان یکی از شاخه های شورای عالی برنامه ریزی نمونه هایی از توجه روزافزون به آموزش های علمی- کاربردی به حساب می آیند .

بر اساس مصوبات شورای عالی گسترش دانشگاهها و مؤسسات ۀموزش عالی کشور در اردیبهشت ماه 1370 مجوز برکزاری 5 دوره کارشناسی علمی- کاربردی در رشته های شبکه های انتقال و توزیع ، بهره برداری نیروگاه ، بهره برداری از سد و شبکه ، آب و فاضلاب و تأسیسات آبی صادر شد و از سال تحصیلی71- 70 از طریق آزمون سراسری دانشگاه ها و مؤسسات آموزش عالی کشور برای طی این دوره ها 250دانشجو پذیرفته شدند .

در پاییز سال 1370 اساسنامه دانشکده صنعت آب و برق به تصویب وزارت فرهنگ و ارشاد و آموزش عالی رسید . از ابتدای سال 1371 این دانشکده با برخورداری از تجربیات ارزشمند وزارت نیرو در امر آموزشهای کاربردی به عنوان اولین دانشکده علمی- کاربردی کشور فعالیت خود را آغاز کرد .

با توجه به اهمیت ویژه اموزش و تربیت نیروی انسانی در وزارت نیرو سبکه ی گسترده ای برای برنامه ریزی نیروی انسانی ، برنامه ریزی آموزهای لازم ، ایجاد ارتباط بین دوره های آموزشی موردنیاز و سرانجام اجرای انها به وجود امده است .

دانشکده صنعت آب و برق به عوانیک از اجزای اصلی این شبکه و به عنوان عالی ترین مرجع علمی- کاربردی در بعد اجرای آموزش و همکاری در برنامه ریزیهای ستادی، انجام وظیفه نموده است .

فصل ممیزه این دانشگاه با سایر دانشگاهها با سایر دانشگاهها و مؤسسات اموزش عالی کشور در تهیه نمودن ان به حفظ و تقویت بعد کاربردی تمامی اموزش های ارائه شده و تطبیق نمودن خود با نیازهخای صنعت اب و برق در تمامی ابعاد .ممکن می باشد . با تجه به تغییرات سریعی که در صنعت اب و برق از سازمان دهی گرفته تا تکنولوژی مورد استفاده ، در حال شکل گیری است . موفقیت دانشگاه وابستگی کامل با قابلیت انعطاف آن در قبال این تغییرات دارد .

بر اساس وظیفه مشخص دانشگاه ، تنوع بسیاری در دوره های اموزشی این دانشگاه وجود دارد که در سطح کشوری بی نظیر و یا لااقل کمنظیر است . در سال های گذشته هر ساله دانشگاه به اجزای بیش از 700 دوره کوتاه مدت تخصصی و فوق تخصصی در شاخه صنعت آب و برق پرداخته که علاوه بر رفع نیاز این صنعت به سایر صنایع جانبی و مشابه یعنی نفت با گاز ، کشتیرانی ، خودروسازی ، پتروشیمی ، ارتش و … خدمات آموزشی و مهندسی بارزی را ارائه نموده است .

در سال 1373 موافقت اصولی تبدیل دانشکده به دانشگاه صنعت اب و برق به دانشکده ابلاغ گردید . در سال 1381 با تصویب شورای گسترش آموزش عالی انجام سه دوره کارشناسی ارشد در رشته های آب و فاضلاب مهندسی رودخانه مدیریت انرژی الکتریکی در این دانشکده با همکاری دانشگاههای تربیت مدرس و امیرکبیر آغاز گردید .

با پیگیری های مستمر مدیریت دانشکده در سال های 1382و1383 موضوع دانشکده به دانشگاه ، در اردیبهشت ماه سال 1384 در شورای گسترش عالی وزارت علوم ، تحقیقات و فناوری مورد بررسی و تصویب نهایی قرار گرفت .

استنتاج :

با توجه به مطالب مطرح شده ، چنین استنتاج می شود که به کارگیری تکنولوژی به تنهایی قادر به ارتقای عملکرد سازمان ها نبوده است ، بلکه در راستای آن می بایستی ساختار سازمان و استراتژی نیز در تعامل کامل با تکنولوژی باشند و متناسب  با  بالا رفتن تکنولوژی ، ساختار سازمان نیز رشد یافته و استراتژی ها نیز به مبنای آن طراحی گردد . بنابراین اولین ظیفه سازمان ها در ارتباط با بکارگیری سیستم های مکانیزه این است که کارکنان را به شیوه مطلوب با پدیده های جدیدتکنولوژی به وسیله آموزش های به موقع و مؤثر مطلع ساخته تا با دانشی که انان از این طریق کسب خواهند نمود بتوانند در به کارگیری تکنولوژی به منظور افزایش عملکرد مفید و مؤثر واقع گردند و بتوانند خدماتی با کیفیت بالا و هزینه اندک و با سرعت مناسب و دقت کافی بدون تکرار امور محوله ، به مشتریان خود ارائه نمایند تا بدین وسیله موجبات رضایتمندی مشتریان را پدید اورند .

در این ارتباط نیز تحقیقات مختلفی در داخل و خارج از کشور انجام شده است که یافته ها حاکی از ان است که محققین پروژه های فوق الذکر به نتایج کم و بیش مشابهی دست یافته و هفت متغیر وابسته مذکور که با مطالعه ادبیات تحقیق ، مصاحبه با چندین سازمان بهره مند از تیم اتوماسیون ، راهنمایی مستمر استادان راهنما و مشاور ، مصاحبه با تعدادی از صاحب نظران ذیربط مشورت با مدیر پروژه اجرایی تیم اتوماسیون دانشگاه ، مواجهه با تعدادی از کاربران ، نهایت کلیه ویژگی های مورد نظر در مؤلفه های هفت گانه که عبارتنداز : صحت در تصمیم گیری ، دقت در تصمیم گیری ، به هنگام بون تصمیم گیری ، اقتصادی بودن تصمیم گیری ، سهولت تصمیم گیری ، امنیت تصمیم گیری و پیگیری تصمیم گیری مدیران مورد توجه قرار گرفت .

بدیهی است عوامل مؤثر دیگر از جمله :( سهولت و سرعت دسترسی به ارشیو ، زیبایی ظاهری ، آراستگکی متن ، کاهش حجم و فضای بایگانی ، امکان استفاده از رنگ ها و فونت و اندازه های مختلف ، امکان انجام ویرایش و …) نیز مورد شناسایی قرار گرفت که پس از انجام کارهای آماری فقط به تأثیر از مؤلفه های هفت گانه اشاره شده در کیفیت تصمیم گیری مدیران مورد تأکید قرار گرفت . لذا تحقیق حاضر بر اساس شواهد و نتایج مأخوذه منطقی به نظر می رسد .

خلاصه فصل

در فصل حاضر به مبانی نظری اتوماسیون اداری با لحاظ آن به عنوان یک سیستم توسعه یافته اطلاعات ارتباطی اداری پرداخته شد . مجموع انچه در این فصل مورد تأکید قرار گرفت نشان گر ان بود که اتوماسیون اداری بیش از انکه یک سیستم مجزای سازمانی و متشکل از زیربرنامه های مجزای اداری باشدیک مفهوم فراگیر مرتبط با تحول سازمانی است که لازم است ارزیابی مجموعه کارکنان سازمان نسبت به آن به طور پیوسته مورد بررسی واقع شود تا استقرار این سیستم با حداکثر پذیرش سازمان همراه باشد .