اجزاي محيط كاري Excel

چكيده :

در اين مقاله سعي بر آن شده است با اجزاي محيط كاري Excel آشنا شويم و به ترتيب توضيحاتي درباره نوار عنوان ، نوار منو، نوار ابزار، نوار فرمول داده شده است.

در ادامه كارپوشه‌‌ها، كاربرگها و سلولها را مورد بررسي قرار مي‌‌دهيم و نحوه عمليات بر روي سلولها و چگونگي تغييرات محتويات سلولها را توضيح مي‌‌دهيم.

در اين مقاله با اين موضوع كه چگونه توسط ويژگي Auto correct اشتباهات تايپي خود را بدون انجام كار اضافي تصحيح نمائيم.

از عناوين ديگر اين مقاله مديريت كاربرگهاست كه در آن چگونگي ايجاد يك كاربرگ جديد، حذف يك يا چند كاربرگ و تغيير نام يك كاربرگ را نمايش مي‌‌دهيم.

از ديگر خصوصيات مهم Excel كه در اينجا بحث شده است نمودارها و روش ترسيمي آنها و همچنين كار با توابع و كاربردهاي آنهاست.

 

مقدمه

معرفي Excel2002:

مايكروسافت excel2002 يك صفحه گسترده فوق‌‌العاده نيرومند است كه امكان ذخيره‌‌سازي و تجزيه و تحليل ارقام و داده‌‌ها را با استفاده از توابع متعدد و ابزارهاي تعبيه شده در آن فراهم نموده و قابليت به اشتراك‌‌گذاري داده‌‌ها را براي كار گروهي دارد.

Excel با داشتن بيش از صد نوع قالب نموداري قابل انتخاب، ابزار قدرتمندي براي ترسيم نمودارهاي آماري است و علاوه بر آن امكان ترسيم، ويرايش و افزودن اشكال گرافيكي و تصاوير در آن پيش‌‌بيني شده است. از قابليت‌‌هاي ديگر excel مي‌‌توان به وجود پيمانه Visual Basic Application براي امكان برنامه‌‌نويسي كاربردي به زبان Visual Basic اشاره نمود به بيان بهتر ويرايشگر كاربردي Visual Basic در درون excel تعبيه شده است.

در 2002 excel نسبت به نگارش‌‌هاي قبلي ويژگي‌‌هاي جديدي افزوده شده و برخي از موضوعات دستخوش توسعه و تحول قرار گرفته‌‌اند مانند شخصي‌‌سازي منوها براي سهولت‌‌كار، تعدد دستيار آنيس، و افزوده‌‌شدن نوار ابزار Clip board به نوارهاي ابزار كه امكان انتقال و كپي نمودن 24 موضوع را در Clip board فراهم نياورده جزء مزاياي excel مي‌‌باشد.

 

آشنايي با اجزاء محيط كاري excel :

excel نيز مانند برخي از برنامه‌‌هاي كاربردي داراي دو پنجره در محيط كاري خود مي‌‌باشد . پنجره پيراموني پنجره كاربردي ناميده مي‌‌شود و بستن آن به منزله خروج از excel است و پنجره داخلي كه به آن پنجره سند اطلاق مي‌‌شود و بستن آن به مفهوم بستن پنجره سند بازشده و نمايش يافته است.

لازم به ذكراست كه به تعداد فايلهاي بازشده پنجره سند ايجاد مي‌‌شود كه در حالت عادي فقط پنجره آخرين منو باز شده قابل رويت است كه با كنار هم چيدن و مرتب‌‌سازي پنجره‌‌هاي سند باز شده امكان نمايش همزمان چندين پنجره سند بازشده در كنار هم بوجود مي‌‌آيد.

** نوارهاي متعددي در excel وجود دارد كه به ترتيب به معرفي آنها مي‌‌پردازيم :

نوار عنوان (Titel bar )

اولين نواري كه در بالاي پنجره كاربردي مشاهده مي‌‌شود نوار عنوان نام دارد. اين نوار دربرگيرنده نماد و عنوان برنامه excel است كه در ادامه آن پس از يك خط تيره نام فايل excel بازشده، خودنمايي مي‌‌كند.

نوار منو (Menu bar )

به صورت پيش فرض نوارمنو در پايين نوار عنوان مي‌‌باشد كه البته قابل جابه‌‌جايي است . اين نوار حاوي ليستي از منوهايي مي‌‌باشد كه هر يك از اين منوها دربرگيرنده فرامين متعدد در رابطه با عمليات ذخيره‌‌سازي، نمايش، ويرايش و از اين قبيل است.

نوار ابزار : (Tool bar )

نوارهاي ابزار به صورت پيش‌‌فرض در زير نوار منو جاي مي‌‌گيرند. پس از نصب excel دو نوار ابزار Standard و Formatting ظاهر مي‌‌شوند، اين نوارها حاوي دكمه‌‌هاي ابزار هستند كه ميانبري براي انتخاب فرامين و كار با  excel  مي‌‌باشند. به عنوان مثال Click روي دكمه ابزار New در نوار ابزار همان تأثير انتخاب گزينه New از منوي File را دارد.

نوار فرمول (Formulabar)

اين فرمول نيز در زير نوارهاي ابزار قرا رگرفته و حاوي دو كادر مي‌‌باشد، كه يكي از آنها كادر نام است. كه حاوي آدرس نسبي سلول يا سلولهاي فعال و يا نام سلول، محدوده، نام فرمول و يا نام ثابتها مي‌‌باشد و به محض فعال‌‌شدن هر كدام از عناصر فوق‌‌الذكر نام يا آدرس آن در اين كادر ظاهر مي‌‌شود.

كار دوم كه به آن خط يا كادر فرمول اطلاق مي‌‌شود براي نمايش و يا ويرايش محتويات سلول فعال به كار مي‌‌رود. اگر محتوي سلول عددي باشد كه از يك عبارت رياضي حاصل شده باشد فرمول ايجاد‌‌كننده اين عدد در خط فرمول ظاهر مي‌‌شود. به عنوان مثال اگر در يك سلول عبارت رياضي (8،5) Sum را بنويسم همين عبارت در خط فرمول ظاهر مي‌‌شود.

 

كار پوشه ها (Work books )، كاربرگها (Work sheets ) و سلولها (Cell )

براي كار با excel ابتدا بايد كار بر روي كاربرگها، كارپوشه‌‌ها و سلولها را دانست.

يك كار پوشه در واقع يك فايل سند excel است كه مانند يك كتاب بوده و كاربرگ‌‌ها به منزله صفحات اين كتاب مي‌‌باشند.

هر كار برگ مانند يك آرايه دوبعدي است و محل تلاقي يك ستون و يك سطر يك سلول ناميده مي‌‌شود.

تركيب عنوان ستون و شماره سطر براي يك سلول، آدرس نسبي آن سلول ناميده مي‌‌شود.

هنگامي كه يك سلول را با Click دكمه سمت چپ موس انتخاب مي‌‌كنيم آن سلول به عنوان سلول فعال مشخص مي‌‌گردد و مي‌‌توان كاراكترها را در آن درج نمود.

با فشردن كليد Enter ، كليد Tab و يا كليدهاي جهت‌‌دار مي‌‌توانيد سلول فعال را تغيير دهيد .

 

عمليات بر روي سلولها

وارد كردن داده‌‌ها به درون سلولها :

براي واردكردن داده‌‌ها به درون يك سلول ما بايد ابتدا سلول مورد نظر را با Click دكمه سمت چپ موس بر روي آن انتخاب نماييم. وقتي داده‌‌ها را درون سلول وارد مي‌‌كنيم داده‌‌ها به صورت خودكار در خط فرمول نمايان مي‌‌شوند.

تغيير محتويات سلولها:

ابتدا سلول مورد نظر را با Click دكمه سمت چپ موس انتخاب مي‌‌كنيم. با تايپ داده‌‌هاي جديد در اين سلول، اين داده‌‌ها با محتواي قبلي اين سلول جايگزين خواهند شد.

براي تصحيح محتويات سلولها بايد از ويژگي AutoCorrect استفاده كرد.

ويژگي Auto Correct اشتباهات تايپي ما را بدون انجام كار اضافي تصحيح مي‌‌كند.

اين بخش شامل فهرستي از غلط‌‌هاي املايي است در اين ليست را مي‌‌توان با افزودن كلمات جديد به آن توسعه داد. در داخل يكي از سلول‌‌ها كلمه‌‌اي را تايپ مي‌‌كنيم سپس دكمه Enter را مي‌‌فشاريم. اگر كلمه، غلط تايپ شده باشد شكل صحيح املاي آن، جايگزين مي‌‌شود.

اكنون مي‌‌خواهيم يك عبارت طولاني را با انتساب يك كاراكتر يا كلمه مخفف به آن توسط Auto correct سفارشي نمائيم تا با تايپ اين كاراكتر يا كلمه در سلول مورد نظر كل عبارت در سلول ظاهر شود و ما ناچار به تايپ كل آن نباشيم. بدين منظور روي گزينه Auto correct از منوي tools در منوبار، Click مي‌‌نماييم. جعبه محاوره‌‌اي Auto correct آشكار مي‌‌شود. حال در كادر Replace كلمه EX را تايپ نموده و د ركادر With جمله Excel 2002 is the Best را تايپ و سپس روي دكمه ADD ، Click مي‌‌نماييم. بدين وسيله يك عنوان به فهرست Auto correct افزوده مي‌‌شود. با Click روي دكمه ok پنجره Auto correct بسته مي‌‌شود اكنون در يكي از سلولها، EX را تايپ نموده و سپس كليد Enter را مي‌‌فشاريم به محض فشردن كليد Enter ويژگي Auto correct جمله منسوب به EX را جايگزين آن خواهد نمود.

درج خودكار داده ها در سلولهاست كه به آن (Auto fit )

توسط اين ويژگي تسهيلات ويژه‌‌اي در ورود يك سري از داده‌‌ها، اعداد يا متون در چندين سلول فراهم مي‌‌آيد. اين ويژگي دو جنبه دارد، كپي‌‌كردن و بسط‌‌دادن، جنبه كپي‌‌كردن آن در واقع جايگزيني داده‌‌هاي سلول اصلي در سلول يا سلول‌‌هاي مقصد است و جنبه بسط آن پركردن سلول‌‌هاي مقصد با داده‌‌هايي است كه در واقع يكسري مي‌‌باشند مانند روزهاي هفته .

در يكي از سلولها عدد 5 را تايپ نموده و در سلول ديگر عدد 8 را تايپ مي‌‌نماييم. سپس اين دو سلول را انتخاب نموده و با بردن اشاره‌‌گر به گوشه سمت راست پايين كادر انتخابي و ظاهرشدن علامت بعلاوه (+) آن را به روي سلولهاي مجاور Drag مي‌‌كنيم.

Excel بين مقادير عددي دو سلول يك تصاعد حسابي به وجود آورده و مابقي سلولهاي پايين را با رعايت اين تصاعد از مقادير عددي پر مي‌‌كند.

ما مي‌‌توانيم سري سفارشي خود را به ليست سريها اضافه كنيم تا excel به صورت خودكار سلولهاي ديگر را به هنگام لزوم با استفاده از اين سري پرنمايد. اين عمل به خصوص در مواقعي كه نياز به تكرار يك سري از داده‌‌ها در كاربر‌‌گ‌‌هاي متوالي مي‌‌باشد بسيار مفيد است، مانند يك ليست از شعبات يك بانك در يك شهر يا ليست اسامي كاركنان يك شركت و مانند آنها.

براي تهيه يك ليست سفارشي اين مراحل را دنبال مي‌‌كنيم:

ابتدا گزينه Option از منوي tools از منوبار را براي احضار كادر محاوره‌‌اي Option، انتخاب مي‌‌كنيم.

سپس روي دكمه Custom list، Click مي‌‌نمائيم حال list New را از كادر ليستهاي سفارشي انتخاب مي‌‌كنيم. روي دكمه ADD براي فعال‌‌سازي كادر متني List entries، click مي‌‌نماييم. اكنون اولين ورودي را تايپ نموده سپس كليد Enter را مي‌‌فشاريم تا به خط بعدي برويم و در آنجا ورودي دوم را تايپ مي‌‌كنيم و كليد Enter را مي‌‌فشاريم اين عمل را تا پايان وارد نمودن وروديها ادامه مي‌‌دهيم در خاتمه روي دكمه ADD، Click مي‌‌نماييم. تا ليست ايجاد شده در كادر ليستهاي سفارشي ايجادشده، كافي است يكي از داده‌‌هاي آن را در يك سلول تايپ نموده و با Drag كردن Fill handle آن به سلولهاي مجاور، شاهد پرشدن آن سلولها از دنباله‌‌هاي داده‌‌هاي موجود در سري سفارشي باشيم.

مبحث ديگر در زمينه مديريت كاربرگها است كه شامل ايجاد، حذف و تغيير نام يك كاربرگ مي‌‌باشد.

 

مديريت كاربرگها : در زمينه كاربرگها مي‌‌توان به ايجاد يك كار برگ جديد اشاره نمود.

ايجاد يك كاربرگ جديد: براي ايجاد كاربرگ گزينه Work sheet از منوي Insert را انتخاب مي‌‌نماييم كه اين حالت پيش‌‌فرض انتخاب كاربرگ مي‌‌باشد كه با دو بار Click روي مفاد آن كاربرگ جديد به مجموعه كاربرگها اضافه مي‌‌شود.

حذف يك يا چند كاربرگ مورد نظر : براي حذف كاربرگ، كاربرگ مورد نظر را انتخاب نموده، پس از مرحله گزينش كاربرگ با انتخاب گزينه Delete sheet از منوي Edit عمل حذف كاربرگ يا كاربر‌گ‌‌هاي انتخابي امكان‌‌پذير خواهد شد.

تغيير نام يك كاربرگ: براي تغيير نام يك كاربرگ به دو شيوه مي‌‌توان عمل نمود. روش اول بدين ترتيب است كه كاربرگ مورد نظر را انتخاب نموده روي آن دو بار Click مي‌‌كنيم سپس نام جديد كه تا 255 كاراكتر مي‌‌تواند طول داشته باشد را روي نام قبلي تايپ مي‌‌كنيم و كليد Enter را مي‌‌فشاريم.

شيوه دوم، استفاده از منوي ميانبر تب برگها است كه با Click دكمه سمت راست موس روي تب برگ مورد نظر، آنرا انتخاب نموده و بر روي گزينه Rename، Click مي‌‌كنيم سپس نام جديد كاربرگ را روي نام قبلي آن تايپ نموده و كليد Enter را مي‌‌فشاريم.

 

نحوه فرمول‌‌نويسي و استفاده از توابع در فرمولها يكي از موارد كاربردي در excel است كه به بررسي آن مي‌‌پردازيم.

فرمول نويسي و به كارگيري فرمول‌‌ها :

در كليه عمليات محاسباتي در excel فرمولها وارد ميدان مي‌‌شوند. فرمولها بايد با يك عملگر رياضي مانند تساوي و يا ساير علائم مجاز براي شروع فرمول‌‌نويسي در excel تايپ گردند، يك فرمول مي‌‌تواند تركيبي از مقادير ثابت، متغيرها، توابع، عملگرهاي محاسباتي و منطقي و ساير پارامترهاي محاسباتي باشد.

توابع و كاربردآنها :

excel داراي تعداد زيادي توابع كتابخانه‌‌اي و پيش ساخته است كه در محاسبات رياضي، آماري، مقايسه‌‌هاي منطقي، محاسبات فني،‌‌مهندسي و مالي و ساير زمينه‌‌هاي علمي به كار گرفته مي‌‌شوند. با به كارگيري اين توابع در فرمول‌‌نويسي، عمليات طولاني و كسل‌‌كننده محاسباتي جاي خود را به فرمول ساده و قابل درك مي‌‌دهند. بيشتر توابع روي يك يا چند جزء داده عمل مي‌‌كنند، اين جزء داده‌‌ها را آرگومان تابع مي‌‌گويند.

مولفه‌‌ها يا آرگومانهاي يك تابع در داخل پرانتز مقابل تابع قرار مي‌‌گيرند . حداكثرآرگومانهاي يك تابع در excel ، معادل عدد 30 مي‌‌باشد. نمونه‌‌هايي از توابع در excel عبارتند از تابع Sum ، Average، مينيموم و تابع Product مي‌‌باشد.

*** در بخش فرمولها قسمتي به نام Paste function وجود دارد.

ويژگي Paste function تعبيه شده در excel در برگيرنده گالري توابع پيش ساخته‌‌اي است كه در آن طبقه‌‌بندي موضوعي توابع براي دستيابي سريع به تابع مورد نظر در زمينه كاربردي خاص مي‌‌باشد.

با استفاده از اين امكان علاوه بر سرعت دستيابي به تابع مورد نظر، سهولت كاربرد آن و ايجاد توابع تودرتو براي كار پيش‌‌بيني شده است. با Click روي دكمه ابزار FX از نوار ابزار استاندارد، كادر محاوره Paste function ظاهر مي‌‌شود. در كادر function category عناوين موضوعي توابع ليست شده‌‌اند مثلاً عنوان Statistical حاوي كليه توابع excel در زمينه محاسبات آماري مي‌‌باشد، كه با Click روي عنوان فوق اسامي توابع excel موجود در زمينه محاسبات آماري در كادر Function name ظاهر مي‌‌شوند.

كاربرد جمع خودكار عددي (Auto sum )

در بخش فرمولها قسمتي به نام Auto sum وجود دارد.

ويژگي Auto sum امكان بسيار خوبي براي محاسبه مجموع مقادير ستوني يا سطري سلولها مي‌‌باشد. به محض Click روي دكمه ابزار (Auto sum ) در نوار ابزار استاندارد، بلافاصله در سلول فعال فرمول sum ظاهر شده و كادر نقطه‌‌چين حول سلولهاي فوقاني سلول فعال ايجاد مي‌‌شوند كه با Drag كردن اين كادر مي‌‌توان محدوده مورد نظر براي اعمال جمع روي مقادير سلولهاي آن را مشخص نمود.

 

نمودارها :

يكي از مزاياي مهم ديگر excel ، نمودارها و روش ترسيم آنهاست كه به بررسي آن مي‌‌پردازيم : در excel ويژگي كارآمد جالبي به نام Chart wizard تعبيه شده است كه امكان انتخاب، رسم و دستكاري و قالب‌‌بندي انواع نمودارها را فراهم مي‌‌كند، اين ويژگي امكان انتخاب و ترسيم 14 نوع نمودار اصلي را كه هر يك داراي چند نمودار فرعي مي‌‌باشند به انضمام نمودارهاي پيش ساخته و نمودارهاي سفارشي كاربر را فراهم مي‌‌كند

براي ايجاد نمودار ابتدا سلولهاي محدوده موردنظر را انتخاب نموده و سپس روي ابزار Chart wizard در نوار ابزار استاندارد Click مي‌‌نماييم. اين عمل سبب ظهور كادر محاوره‌‌اي Chart type مي‌‌شود.

از فهرست Chart type روي عنوان نمودار دلخواه Click مي‌‌نماييم و از كادر Chart sub-types يا نمودارهاي فرعي يكي را به دلخواه انتخاب نموده و با Click كردن دكمه سمت چپ mouse روي دكمه Press and Hold to view sample و فشرده نگهداشتن دكمه سمت چپ موس روي آن يك نمونه از نمودارهاي ترسيم شده با داده‌‌هاي انتخابي را مشاهده مي‌‌‌‌كنيم . از Chart wizard با عنوان Chart source ، Click مي‌‌نماييم.

اين كادر به ما امكان تعويض سطر و ستون سري داده‌‌هاي انتخابي را مي‌‌دهد.

حال روي دكمه next براي ظهور كار محاوره‌‌اي سوم Chart wizard نام دارد Click مي‌‌نماييم. د ركادر chart title عنوان car chart را تايپ و سپس روي دكمه next ، Click مي‌‌نماييم.

سرانجام آخرين كادر محاوره‌‌اي chart wizard يا مرحله آخر رسم نمودار را انجام مي‌‌دهيم. با انتخاب گزينه As New sheet نمودار مورد نظر در يك برگ نمودار جديد با Chart sheet  را رسم مي‌‌نماييم.

در خاتمه روي دكمه Finish ، Click مي‌‌نماييم و نتيجه كار را مشاهده مي‌‌كنيم.

 

نتيجه :

با توجه به مطالب ارائه شده مي‌‌دانيم كه excel توانمنديهاي منحصر به فردي را براي انجام كارهاي مالي و اداري و تنظيم پوشه و صفحات يك پرونده به صورت نرم‌‌افزاري داراست كه مي‌‌توان با استفاده از آن در ميزان هزينه و زمان، خصوصاً به هنگام بازيابي اطلاعات صرفه‌‌جويي نمود. و نيز از اين نرم‌‌افزار براي نگهداري و بايگاني اطلاعات مي‌‌توان به خوبي بهره برد و همچنين براي رسم نمودارهاي آماري، روشهاي دقيق و متعددي را داراست.

اين نرم افزار يك نگهدارنده قوي و يك سازنده خوب جدول است . از اين رو هر زمان كه نياز به بايگاني و تجزيه و تحليل اطلاعات داشته باشيم مي‌‌توانيم از اين نرم‌‌افزار بهره ببريم و روشهاي استفاد از اين نرم‌‌افزار براي كاربران مختلف بسيار ساد و قابل درك است.

 

 

 

فهرست مطالب

عنوان                                    صفحه

چكيده                                          3

مقدمه                                    4

1ـ آشنايي با excel2002 و محيط‌‌كاري آن                   5

2ـ عمليات روي سلولها                             7

3ـ مديريت كاربرگها                               8

4ـ فرمولها و توابع در excel2002                       12

5ـ  نمودارها                                    15

نتيجه                                        17