فرآیند کار دفاتر اسناد رسمی

فرآیند کار دفاتر اسناد رسمی / رشته حقوق گرایش شورای حل اختلاف

اسناد عادی با اعتبار رسمی

شاید خواسته باشید معامله ای انجام دهید و اول در یک برگه عادی بین خود آن را تنظیم کنید و سپس امضا نموده و بعد از دو ماه در دفترخانه ثبت کنید و یا شاید خواسته باشید وصیت نامه ای دست نویس تنظیم کنید اما ندانید آن سند بعد از فوت شما معتبر است یا خیر ؟ حتما این را می دانید که اسناد دست نویس که قانون آنها را اسناد عادی می خواند دارای اعتبار قانونی نیستند مگر در موارد خاص در این یادداشت قصد داریم شما را با اسناد و اعتبار قانونی آنها آشنا کنیم.

از نظر حقوقی سند نوشته ای است که در مقام دعوی قابل استناد باشد و به زبان ساده تر سند نوشته ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده میکنند.

سند به دو قسم تقسیم میشود:

1-سند رسمی

2-سند عادی

مقصود از سند رسمی آن است که یا توسط مامورین رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند مانند اسنادی که توسط مامورین اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم میشود یا توسط دفاتر اسناد رسمی.

سندی که در دفاتر اسناد رسمی به ثبت می رسد سند رسمی است .

 

دفتر خانه اسناد رسمی ، سازمانی است متشکل از یک سر دفتر ، و یک یا چند دفتر یار و به تعداد لازم کارمند و نویسنده . دفتر خانه از طریق سازمان ثبت اسناد وابسته به قوه قضائیه ( دادگستری جمهوری اسلامی ) است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی برابر مقررات تشکیل میشود، سر دفتر که عهده دار امور دفتر خانه و مسئول آن می باشد ، با انجام آزمایش با پیشنهاد سازمان ثبت و به موجب ابلاغ رئیس قوه قضائیه منصوب می گردد .

بنابراین برای اینکه سندی را سند رسمی تلقی نماییم 3 شرط لازم میباشد:

1- سند توسط مامورین رسمی تنظیم شود.

2- مامور دارای صلاحیت تنظیم باشد.

3- سند با رعایت موازین و مقررات قانونی تنظیم شده باشد.

نوشته ای که فاقد این 3 شرط باشد اگر دارای مهر یا امضای طرف تنظیم کننده باشد سند عادی محسوب میشود. همچنین هر گونه نوشته ای که افراد برای انجام امور بین خودشان تنظیم میکنند سند عادی محسوب میشود.

سند نوشته ای است که در مقام دعوی قابل استناد باشد و به زبان ساده تر سند نوشته ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده میکنند.

مزایای اسناد رسمی :

1-اسناد رسمی بین طرفین تنظیم کننده و جانشین قانونی آنها مثل ورثه معتبر میباشد.

2- تاریخ سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد.

 

به طور مثال من و شما ملکی را با سند رسمی تنظیم میکنیم سپس من به عنوان فروشنده ملک همان ملک را با سند عادی و با تاریخ مقدم یا موخر با علی معامله میکنم…اینجا تاریخ سند رسمی نسبت به علی که شخص ثالث میباشد معتبر میباشد و نمیتوان به دلیل اینکه سند عادی تنظیم گردیده ملک را از مالکیت شما خارج کرد.

3- در مقابل اسناد رسمی انکار و تردید مسموع نیست فقط میتوان ادعای جعل نمود. این مورد را نیز با درج مثالی روشن میکنیم. اگر من با تنظیم سند رسمی در دفتر خانه از شما وجهی را مطالبه نمایم من نمیتوانم بگویم من چنین سندی را امضا نکرده ام فقط میتوانم ادعای جعل نمایم و اثبات موضوع جعل نیز بر عهده خودم میباشد.

حال چگونه اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا میکنند:

4- شخصی که سند عادی علیه او اقامه گردیده صدور آن را از جانب خود تایید کند.

5- در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلا به امضاء و مهر رسیده است.

دفاتر بازرگانی و اسناد تجارتی از قبیل سفته و برات و چک که وسیله بازرگانان و بعضی موارد وسیله غیر بازرگانان وفق قانون تجارت تنظیم می شود .

اسناد شخصی مثل نامه ها ، یادداشت ها ، دفاتر خصوصی و نظائر آن .اسناد عادی که در تنظیم آن طبق قانون باید تشریفات خاصی رعایت گردد مثل وصیت نامه خود نوشت یا وصیت نامه سری اسناد عادی هستند.

نتیجه میگیریم کلا مفاد اسناد رسمی هنگامی اعتبار دارند که مخالف قوانین مملکتی نباشند.مثلا شخصی با تنظیم سندی متعهد به تحویل مواد مخدر شده باشد .اینگونه اسناد باطل میباشد.

روش تنظیم اظهارنامه الکترونیکی مالیات مشاغل دفاتر اسناد رسمی

1.برای دستیابی به سیستم اظهارنامه الکترونیکی لازم است به سایت سازمان امور مالیاتی کشور وارد شوید و ردیف دوم بخش دانلودها را که مربوط به مشاغل موضوع ماده 95 قانون مالیات هاست نرم افزار مورد نیاز را دانلود کنید و سپس آن را run نمائید تا در سیستم شما اجرا گردد.

2.فایل اجرائی با نام Ezharnameh Haghighi میباشد که با اجرای آن صفحه ای با عنوان سامانه دریافت الکترونیکی اظهارنامه مشاغل اشخاص حقیقی باز میشود در این صفحه علاوه بر آیکون راهنما در قسمت منو صاحبان مشاغل (بند الف – بند ب – بند ج ماده 95 – وسائط نقلیه عمومی) و در سمت راست صفحه سه گزینه (ورود اطلاعات اظهارنامه – انتقال اطلاعات -چاپ اظهارنامه) وجود دارد.

3.همکاران محترم با عنایت به اینکه در ردیف 15 بند ب ماده 95 قراردارند لازم است از منوی بالا گزینه دومی (صاحبان مشاغل بند”ب” ماده 95) را انتخاب و سپس بر روی “ورود اطلاعات اظهارنامه”  کلیک نمایند.

4.در این قسمت که خود دارای 5 صفحه مجزی میباشد نرم افزار صفحه اول را که مربوط به اطلاعات شخص مودی است باز نموده و سایر صفحات را با اعداد 2 و3 و4 و5 در منوی بالا نشان میدهد … برای دادن اطلاعات و تکمیل آن خصوصیات هرصفحه و نحوه تکمیل آن ذیلا”تشریح میگردد.

صفحه 1: در این صفحه که خود بصورت پیش فرض سال عملکرد و تاریخ (از اول فروردین تا اسفند 89) را نشان میدهد و سایر فیلدها باید توسط سردفتر تکمیل گردد لازم به تذکر است که این صفحه و سایر صفحات همانند اظهارنامه های دستی و دفاتر مشاغل برای صاحبان صنوف طراحی شده و واژه ها و عنواوین در دفاتر اسناد رسمی کاربرد نداشته و نامانوس است و باید جون سالهای گذشته وبا همان متد سابق تکمیل گردد لذا فیلدهای مربوط به پروانه کسب و شماره پروانه واحد صنفی وشماره پروانه بهره برداری و غیره نیازی به تکمیل ندارد و به ورود اطلاعات مخصوص  دفترو سردفتر از قبیل (کد حوزه مالیاتی – شماره ملی – ادرس محل سکونت و محل کار و کدهای پستی – شماره تلفنها و …. ) بخصوص فیلدهائی که رنگی شده اند الزاما تکمیل نمائید.

صفحه 2:این صفحه مخصوص شرکاء صاحبان مشاغل است و برای همکاران کاربرد ندارد و نیازی به ورود اطلاعات نمی باشد.

صفحه 3: این صفحه از دوبخش تشکیل میگردد سمت راست صفحه صورت اموال و دارائیها است که ارتباطی به دفاتر ندارد ولی سمت چپ صفحه اساس کار ورود اطلاعات مالی ما است گرچه تصور میکنم قسمت “ارقام مشابه سال قبل” غیرضرور باشد ولی درآمد و مبالغ هزینه و کسورات در سمت راست آن ضروری است.

گرچه بنده هنوز انتقال اطلاعات را انجام نداده ام تا موارد نقص توسط سیستم اعلام شود ولی آنچه بنظر میرسد با عنایت به مشابهت  اطلاعات اظهارنامه های دستی با این صفحه بایستی درآمد حق التحریر را در این سمت وارد نمود.

البته میتوان کل تحریر اسناد و گواهی را در همان یک فیلد “فروش کالا” وارد کرد و نیز میتوان تحریر یک ساله 89 اسناد را در فیلد اولی و گواهی امضا را در فیلد  “خدمات” ویا “درآمدهای متفرقه” وارد نمود و فعلا از هرگونه مبالغ دیگر در این قسمت خودداری کرد (همکاران متوجه هستند) در اینحالت جمع کل درآمد دفتر اعم از اسناد و گواهی در قسمت “جمع فروش ودرآمدها”  توسط سیستم درج میگردد.

در قسمت ذیل آن مربوط به هزینه ها است ازآنجا که نحوه محاسبه مالیات سران دفاتر اعم از اینکه به روش علی الراس باشد یا تفاهم نامه .. با استفاده از قرینه و ضریب مالیاتی محاسبه میگردد لذا با توجه به نوع انتخاب دوگانه هزینه بنحو ذیل عمل میشود.

الف: علی الراس – بطریق علی الرس 30درصد کل حق التحریر اسناد و گواهی امضا بعنوان کسورات قانونی (15٪ دفتریار + 15٪ کارکنان) از جمع درآمد کسر و مبلغ بدست آمده بعنوان درآمد ناخالص سردفتر  ملاک محاسبه مالیات شناخته میشود که هزینه های منظور شده قانونی معادل 70 درصد مبلغ مذکور از آن کسر میشود (ضریب مالیاتی 30٪ اعمال میگردد) در نتیجه 21٪ کل تحریر اسناد و گواهی بعنوان درآمد خالص برای محاسبه  مالیات شناخته میشود بنابر این هزینه هائی که باید در این قسمت پر شود در حقیقت 79٪ کل حق التحریر اسناد و گواهی بعنوان هزینه ها در قسمت “خریدکالا” وارد میگردد در اینجا سیستم خود “جمع خرید وهزینه” و همچنین “سود یا زیان ویژه” را محاسبه و در فیلدهای مربوطه منظور مینماید توجه داشته باشید این سود باید معادل 21٪ کل تحریر اسناد و گواهی باشد.

ب:تفاهم نامه – در این نحوه پرداخت مالیات قرینه 60٪ و ضریب 39٪ درنظر گرفته شده که سود دوره معادل 4/23٪ خواهد شد لذا در قسمت “خرید کالا” 6/76٪ کل تحریر اسناد و گواهی نوشته شود و توجه فرمائید قسمت “سود یا زیان ویژه این دوره” معادل همان 4/23 درصد باشد.

صفحه 5: نظر به اینکه برای تکمیل اطلاعات صفحه 4 ابتدا معافیتها در صفحه 5 تکمیل گردد لذا ابتدا این صفحه توضیح داده میشود … در این صفحه جدولهای 2 و3 و4 وجود دارد که تنها ردیف اول جدول شماره 3 که مربوط به معافیت سالانه (موضوع ماده 101) است با درج مبلغ 52500000 ریال که معافیت سال 89 است تکمیل میگردد و به صفحه 4 میرویم.

صفحه 4: با ورود به این صفحه ملاحظه میفرمائید سیستم درآمد خالص و همچنین معافیت مندرج در صفحه پنج را در ستونهای مربوطه درج نموده است و جمع مانده مشمول مالیات را محاسبه نموده است.

حقیر با وارد کردن ارقام فرضی تا این مرحله نرم افزار را تست نمودم .. سیستم مالیات متعلقه را براساس ماده 131  محاسبه نکرد لذا تصور میکنم همکاران باید با اعمال جدول ماده 131 مالیات خود را نسبت به مانده فوق الذکر محاسبه نمایند.

همکارانی که از علی الرس استفاده میکنند باید دفتر مشاغل عملکرد 89 را در اسفندماه 88 به دارائی جهت امضا ارائه کرده باشند و در همین صفحه در سمت چپ شماره دفتر اندیکاتور دارائی که در دفتر مشاغل ذکر شده وارد نمایند لازم به ذکر است نداشتن دفتر موجب 20 درصد جریمه است ولی داشتن آن ولو نانوشته یا مخدوش موجب رد دفتر شده و تنها 10 جریمه تعلق خواهد گرفت.

جدول ماده ١٣١ قانون مالیاتی

ردیف	در آمد مشمول مالیات  پس از کسر معافیت	نرخ	حداکثر مالیات
۱	تا   30.000.000  ریال   مقطوعا	15%	4.500.000   ریال
2	تا 100.000.000  نسبت بمازاد 30.000.000	20%	18.500.000 ریال
3	تا 250.000.000  نسبت بمازاد 100.000.000	25%	56.000.000 ریال
4	تا١.٠٠٠.٠٠٠,٠٠٠ نسبت بمازاد 250.000.000	30%	281.000.000 ریال
5	مازاد بر   ١.٠٠٠.٠٠٠,٠٠٠   ریال	35%	بستگی به مبلغ دارد

لازم به توضیح است در هر زمان که قصد بستن صفحات ویا خروج از نرم افزار را داشته باشید اتوماتیک وار اطلاعات داده شده در سیستم شما ذخیره میگردد و جای نگرانی نیست.

چنانچه اظهارنامه الکترونیک را بنحو فوق تکمیل فرمودید باید به اینترنت وصل شده و گزینه “انتقال اطلاعات” را کلیک فرمائید تا ارسال انجام و کد پیگیری برای شما تعیین گردد و آنگاه اگر بدون اشکال ارسال صورت گیرد میتوان قسمت چاپ اظهارنامه را کلیک و پس از مهر و امضا به دارائی تسلیم نمود.

نظر به اینکه تعدادی از همکاران تلفنی و یا حضوری و از طریق کامنت درخواست مطلبی در این خصوص شده بودند با تعجیل این پست جهت اطلاع و استحضار نوشته شد بنابراین اگر در عمل و هنگام انتقال با اشکالی روبرو شدید که در این نوشته اشاره نشده ناشی از عملیاتی نشدن ارسال توسط بنده میباشد و چنانچه دوستانی تجربه بیشتری داشته ویا اطلاعاتی در این زمینه دارند که مغایر با مطالب حقیر است اعلام تا اصلاح گردد .