مديريت مشاركتي

مديريت مشاركتي
اگر مديريت مشاركتي را به سان رهيافتي جامع براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعريف كنيم و بر اين باور باشيم كه مديريت مشاركتي ارتباط دائم، متقابل و نزديك بين مديريت ارشد و كاركنان است مي توان
گفت كه:
مديريت مشاركتي به معناي مشاركت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام كار مناسب است.
بر پايه اين تعريف، مشاركت كاركنان در كارهايي كه به خود آن ها مربوط مي شود؛ مشاركتي داوطلبانه، ارادي و آگاهانه خواهد بود كه اين درگيري شخص را تشويق مي كند كه به تحقق هدف هاي گروه كمك كند و در مسؤليت ها و پيامدهاي آنها سهيم شود.
مديريت مشاركتي دو هدف عمده را دنبال مي كند: نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انساني و به ياري طلبيدن افرادي كه به نوعي با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسيدن به هدف هاي از پيش تعيين شده به كمك همين افراد. اين هدف ها بر چند اصل اساسي استوار است:

1.هر فرد عضو سازمان جزئي از يك ماشين بزرگ به حساب نمي آيد، بلكه انساني برخوردار از قدرت تفكر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است كه هر گاه زمينه ها و شرايط مساعد فراهم شود، مي تواند همه چيز را به نفع خود و سازمان خود تغيير دهد.
2.هر كار لزوماً به بهترين و مفيدترين حالت ممكن انجام نمي شود و بي ترديد مي توان هر كار معين را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام كار (Continuous Improvement) به كمك اعضاي مجموعه به صورت گروهي انجام مي شود.
3.مشاركت كاركنان كمك مي كند تا مديريت از بسياري كارهاي جزئي آسوده شود و به كارهاي اساسي بپردازد.
چنانچه اجراي مديريت مشاركتي و نظام هاي تشكيل دهنده آن با موفقيت همراه باشد، از مزايا و پيامدهاي چون بهبود روابط انساني بين مديريت و كاركنان، تقويت انگيزش در كاركنان، بهبود گردش كار در سازمان، بروز خلاقيت و نوآوري، تقليل هزينه هاي توليد كالا و خدمات، افزايش احساس تعلق سازماني در كاركنان و همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهايت افزايش رضايت مشتري و به دست آوردن سهم بيشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
براي دستيابي به اين مزايا بايد ابتدا ويژگي هاي افراد مشاركت جو را بشناسيم كه سلامت رواني و ادراكي و توانايي ايجاد انديشه هاي بسيار با سرعت زياد و ارائه آن ها به افراد فرادست؛ ابتكار؛ توانايي ايجاد و ارائه پيشنهادهاي جديد؛ استقلال راي و قدرت داوري؛ متفاوت بودن از همكاران در ارائه ديدگاهها و انديشه هاي نو ومسؤليت پذيري، از جمله مشخصات افـراد مشاركت جو است. معمولاً چنين افرادي را مي توان در سازمان هايي با ويژگي هاي زير يافت:
1.رقابت؛ در آن ها رقابت كامل و فشرده است چرا كه مشاركت در سازماني تحقق مي پذيرد كه رقابت كامل بر آن حاكم باشد.
2.دسترسي مديران به دانش گسترده؛ مديران سازمان هاي مشاركت جو بر اين اعتقادند كه دانش در سطح سازمانشان به وفور پراكنده است و خود به راحتي مي توانند انديشه ها و ديدگاه هاي ديگران را مستقيم و بي واسطه دريافت كنند.
3.حترام به افراد؛ كاركنان اين سازمان ها بر اين باورند كه مي توانند همگام با نيازهاي سازمان رشد كنند.
4.روابط دائمي و بلند مدت كاركنان و در نتيجه برخورداري از امنيت شغلي از ديگر ويژگي هاي اين سازمان ها است.
5.استقبال مديران از عامل تغيير؛ در اين سازمان ها همه مديران تغيير را به عنوان تنها عامل پايداري مي دانند و با خشنودي از آن استقبال مي كنند. طبيعي است در چنين سازماني لازم نيست كه مدير بخش زيادي از وقت خود را با انديشه دربارة چگونگي برخورد با تغييرات بگذراند، زيرا همه به اين باور رسيده اند كه تغيير نوعي ارزش مثبت است.
6.از ويژگي هاي سازمان مشاركت جو، ساختار متغير و تعاملي آن است. در فعاليت هاي از پيش برنامه ريزي شده مناسبترين ساختار، ساختار سنتي و مكانيكي است اما در شرايط مشاركتي، ساختار پويا راهگشاتر است و نظام كنترلي كمتر برقرار مي شود. در چنين شرايطي افراد از آزادي عمل بيشتري برخوردارند، البته با اين فرض كه در سازمان تعادل و موازنه برقرار باشد، زيرا اعضاي چنين سازماني نه محيط كار خود را آشفته و پر هرج و مرج مي خواهند كه افراد به هر كاري دست بزنند و نه اين كه مي خواهند كنترل مستقيم به گونه اي باشد كه هيچ جرقه ذهني متبلور نشود.
7.انعطاف پذيري مشخصه ديگر اين گونه سازمان ها است. در ساختار سازماني انعطاف پذير تحول گرا، تبادل اطلاعات به راحتي انجام مي شود و افراد در فرايند تصميم سازي مشاركت دارند.
گسترش فرهنگ مديريت مشاركتي ـ به سان رويكردي نو و جامع به كل مجموعه ـ بخشي از هدف هاي بلند مدت مديريت است كه نظام هاي اجرايي آن را با توجه به شرايط خاص سازمان طراحي و به مورد اجرا مي گذارند و با جابجايي فرد يا بروز اتفاقي خاص، متوقف نمي شود.
يكي از عوامل اصلي و مؤثر در اجراي مديريت مشاركتي، صداقت مديريت است. كاركنان سازمان بايد از صداقت مديريت اطمينان كامل داشته باشند و به خوبي از دلايل آن آگاه باشند. در اين صورت با مشاركت دادن كاركنان در امور سازماني مي توان نتايج و پيامدهاي همه جانبه اي را براي سازمان و كاركنان آن فراهم آورد. در نظام مشاركت سازماني، مديران و كاركنان به تبادل نظر با يكديگر مي پردازند و همين امر منجر به ايجاد محيطي دوستانه و توأم با اعتماد و اطمينان متقابل در سازمان مي شود. كاركنان با مشاركت در كارها خود را در سود و زيان سازمان سهيم مي دانند و همه تلاش خود را با كمك مديران در جهت افزايش كارايي و اثر بخشي سازمان به كار مي گيرند.
در نظام مشاركت سازماني، مديران براي رسيدن به هدف هايشان با راه حل هاي پيشنهادي بسياري از سوي كاركنان مواجه مي شوند كه پس از ارزيابي آن ها مي توانند بهترين راه حل ممكن را انتخاب كنند. نكته مهم در به كارگيري شيوه هاي مشاركتي توجه به موانع و دشواري هاي فرا روي مديران در سازمان هاست، زيرا با كسب آگاهي در زمينه هاي اجرايي و درك صحيح موانع بهتر مي توان به رويارويي با آنها پرداخت و در صورت تعامل با كاركنان بهتر مي توان به اين مهم دست يافت.
ضمن اين كه بايد زمينه هاي لازم اقتصادي، فرهنگي، سياسي، ساختاري و … را براي اجراي موفقيت آميز اين نظام فراهم كرد تا اجراي آن با بحران مواجه نشود.
سير تكوين مديريت مشاركتي
مشاركت يك مفهوم قديمي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارد بر مبناي مشورت به تصميم گيري بپردازند.
به هر حال ، مديريت مشاركتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت. پيدايش نظريه هاي كلاسيك، ساختار، تخصص گرايي، عقلايي بودن، و نظم و ترتيب را در سازمانها مورد تاكيد قرار دادند (ويلسون و روز بفلد، 1990). تضادهايي كه فلسفه كلاسيك با روح و روان انساني داشت، موجب گشت توجه به روابط انساني معطوف گردد.
در سال 1972 التون مايو (اوبرايان، 1984) و همكارانش سعي كردند بين شرايط كاري و بهره وري رابطه اي پيدا كنند. اين مطالعات برحسب تصادف، اهميت مديريت مشاركتي را كشف كرد و رفته رفته با تاكيد بر جنبه هاي اجتماعي گروه هاي كار، مكتب جديدي با نام»روابط انساني» پايه گذاري شد كه سعي مي كرد مشاركت واقعي را مورد تشويق قرار دهد.
مديريت مشاركتي با كار انديشمنداني چون آرجريس (1955) ، ليكرت (1961)، هرزبرگ (1968)و لاولر (1986) رو به رشد نهاد و با اشكال و عناوين مختلف، نظير مديريت بر مبناي هدف، نظام پيشنهادها، گروه هاي بهبود كيفيت، و گروه هاي خود گردان به حيات خود ادامه داد. امروزه مديريت مشاركتي به عنوان يكي از عناصر تئوري نئوكلاسيك مطرح است. تئوريهاي سازماني و مديريتي مختلفي در طول سالها با تاكيد بر تصميم گيري مشاركتي شكل گرفته اند كه مهمترين آنها شامل: مديريت كيفيت فراگير (گرانت و همكاران، 1992) يادگيري سازماني (داگسون، 1993) نظريه قدرت دهي (براون و لاولر، 1999)و دموكراسي صنعتي (در بر، 1969) است.
يكي از نظامهاي مديريتي پويا كه نقش مهمي در توسعه منابع انساني و در نتيجه فرآيند توسعه بانك دارد، نظام مديريت مشاركتي است. اين نظام مديريتي به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون هاي موفق خود را گذرانيده است؛ و هم اكنون در كشورهاي پيشرفته و نيز در كشورهاي در حال توسعه كاملا مورد استفاده بوده و از جايگاه مناسبي برخوردار است. از آنجائيكه منابع انساني از عوامل زيربنايي فرآيند توسعه مي باشد و هرگونه توفيق در فرايند توسعه پايدار يك سازمان مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني است، از اينرو، اهميت و ضرورت توجه به نظام هاي مديريتي توسعه دهنده منابع انساني آشكار مي شود.
نظام مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است. در اين نظام، كليه افراد سازمان، درباره روش هاي حل مسائل و ارتقاء بهره وري سازمان، فعالانه انديشه كرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي كنند. بدين طريق سازمان از يك نظام هم فكري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان بهره مي جويد. نظام مديريتي به تعبيري در واقع نوعي نظام مديريت شورايي با شكل خاص خود است. در اين نظام براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قائل شده و در تصيم گيري از آنها استفاده مي شود. وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي در بر دارد كه در مجموع نقش مهمي در فرآيند توسعه منابع انساني ايفاء مي كند.
فلسفه و مباني نظري مديريت مشاركتي
نياز انسان به احترام و برابري و اظهار وجود
انسانها فطرتا خواهان برابري با يكديگرند و تمايل دارند با آنها برخورد محترمانه و مشاركت جويانه شود. خصوصا انسان فرهيخته و متخصص قرن بيستم خواستار اين حق است كه «نظر» من را گوش كنيد، من هم نظر دارم» مشاركت كاركنان در مديريت به اين خواسته انساني پاسخ مثبت مي دهد.
حمايت و پشتيباني انسان از نظرات و دستاوردهاي خويش
انسانها بطور فطري و طبيعي از چيزهايي كه متعلق به آنهاست حمايت و پشتيباني مي كند، مانند: فرزند، همسر، خانه، پست، نظرات و محصول ساخته شده خود. لذا اگر كاركنان و مشتريان يك سازمان در ارائه نظرات و تصميم گيري ها و اجراي نظرات خود مشاركت داده شوند، اينگونه نظرات از حمايت و پشتيباني جدي و قويتري در سازمان برخوردار خواهد بود.
«امروزه بسياري از مسائلي كه سازمانها با آن روبرو هستند، نتيجه مستقيم رقابت هاي بي ثمر در مورد وظايف متقاطع يا وظايفي است كه مشخص نيست چه بخشي مسووليت آن را به عهده دارد. براي كمك به افراد جهت پرداختن به اين موضوعات روش هاي مختلفي ابداع شده است و اين روشها همه به «كار موثر گروهي» وابسته است، زيرا در چنين شرايطي، اين فقط راه حل نيست كه حائز اهميت است، بلكه «ميزان درك و احساس تعهد» كساني كه در فرآيند مورد نظر دخالت دارند و در واقع به آن عمل مي كنند نيز از اهميت بسزايي برخوردار است»
كمال جوئي مستمر انسان (بهبود مستمر)
ايجاد بهبود مستمر در استانداردهاي كاري سازمانها هميشه اهميت داشته و امروزه با توجه به نياز به افزايش مستمر بهره وري، كاهش هزينه ها و رضايت بيشتر مشتريان و ارباب رجوع و افزايش قدرت رقابت از اهميت بيشتري برخوردار است. اصل بهبود مستمر مي گويد نبايد هيچ روزي را بدون انجام بهبود فعاليتها سپري كرد. بهبود مستمر تعبيري از اين فرمايش امام صادق (ع) است كه مي فرمايد: «كسي كه دو روزش مساوي باشد ضرر كرده است.»
اگر بخواهيم دو روزمان در زندگي مساوي نباشد بايد هر روز از روشهاي بهتر، با بهره وري بالاتر، ضايعات كمتر، علم بيشتر، قدرت و تكنولژي بالاتر و … استفاده كنيم، يكي از روشهاي مناسب ايجاد بهبود مستمر استفاده از ايده ها و نظرات و پيشنهادهاي كاركنان و مشتريان و پيمانكاران است كه مي تواند هر روز دهها و بلكه صدها و هزاران روش كاري سازمان را بهبود بخشد، كه اين همان مشاركت فكري با مديريت است.
توسعه نيروي انساني در فرآيند مشاركت
مشاركت دادن كاركنان سازمان در اظهار نظر، تصميم گيري و اجراي نظرات آنها فضايي را در سازمان بوجود مي آورد كه موجب توسعه نيروي انساني مي گردد، امروزه سازمانها براي ايجاد هرگونه توسعه اي اعم از فرهنگي، اقتصادي و اجتماعي نخست به توسعه نيروي انساني نيازمندند.
در سازماني كه در سال هزاران پيشنهاد ازطرف كاركنان و مشتريان ارائه مي گردد و مورد بررسي كارشناسي قرار گرفته و درصدي از آنها نيز به اجرا در مي آيد، اين امر موجب توسعه خود جوش كاركنان خواهد شد، زيرا براي انجام اين فعاليتها نياز به مطالعه، مشورت با متخصصين، مراجعه به استاد فني سازمان، بررسي مكانيزم دستگاهها و … مي باشد كه اين امر موجب افزايش مستمر اطلاعات و كيفيت نيروي انساني گرديده و پايه هاي توسعه سازمان را محكم مي كند. نظام پيشنهادات يكي از ابزارهاي كارآمد در پرورش مغزهاست.
«در آينده مزيت رقابتي پايدار بيشتر بر تكنولوژيهاي نوين فرآيند توليد متكي خواهد بود تا بر تكنولوژي توليد محصولات، صنايع نوين آينده بر «قدرت مغزي» انسان تكيه خواهند داشت.»
مشورت كه مشاركت در عقول ديگران است
مديران بدليل محدوديت وقت و تخصص از بسياري از فعاليتها و مسائل تخصصي كوچك و بزرگ سازمان بي اطلاع هستند. لذا در تصميم گيري هاي صحيح و مناسب آگاهي از نظرات متخصصين و كاركنان و مشتريانشان از اهميت بسيار بالايي برخوردار است. يكي از روشهاي تصميم گيري صحيح مشورت كردن با صاحب نظران است.
خالق انسانها آخرين فرستاده اش حضرت محمد (ص) را فرمان مي دهد كه با مردم مشورت نمايد (و شاور هم في الامر – قرآن كريم) حضرت علي (ع) مي فرمايند:
«كسي كه استبداد راي داشته باشد هلاك خواهد شد و كسي كه با مردم مشورت نمايد در عقل هاي آنها شريك شده است.»
مشاركت فكري كاركنان و مشتريان با مديريت يكي از بهترين روشهاي مشورت همگاني با مدير است كه با اجراي «نظام پيشنهادها» در كليه سازمانهاي توليدي و خدماتي قابل اجرا مي باشد.
نظام پيشنهادها (suggestion system) يكي از شيوه هاي مديريت مشاركتي است كه بعد از جنگ جهاني دوم در دنيا متداول گرديده و ده ها كشور پيشرفته جهان در حال حاضر از آن بهره مي جويند.
ماساكي ايمائي (1986) در كتاب «روشهاي بهبود مستمر» (كايزن)، نظام پيشنهادها را يكي از روشهايي معرفي مي كند كه مي توان با اجراي آن بهبود مستمر در سازمان بوجود آورد و شركت ماتسوشيتا را كه با 6 ميليون پينشهاد دريافتي مقام اول را در سال 1985 در بين شركتهاي ژاپني بدست آورده ذكر مي نمايد.
همچنين آمار جالبي از ركورد تعداد پيشنهادهاي يك نفر در يكسال نشانگر رقمي بالغ بر 16821 پينشهاد است.
هدايت به بهترين تصميم با داشتن نظرات بيشتر
يكي از نيازهاي مهم مدير تشخيص بهترين نظر در تصميم گيري ها است. «بهترين راه داشتن يك نظر خوب، داشتن نظرات متعدد است.» در قران كريم نيز خداوند مي فرمايد:
فبشر عبادالذين بستمعون القول فيتبعون احسنه
اي پيامبر بشارت ده بندگاني را كه گفتارهاي مختلف را مي شنود و از بهترين آنها تبعيت مي كنند.
يكي از تكينيك هايي كه در فعاليت هاي هسته هاي بهبود كيفيت (Quality Circles) كه با مشاركت كاركنان سازمان براي حل مسائل آن تشكيل مي گردد، تكنيك طوفان فكري است كه هدف از آن دسترسي به بيشترين نظرات و انتخاب بهترين نظر از بين آنهاست.
امر به معروف و نهي از منكر
امر به معروف و نهي از منكر دو اصل از فروع دين اسلام و اجراي آن موجب اصلاح جامعه و سازمان مي گردد. زماني كه كليه كاركنان و مشتريان يك سازمان هر نارسايي و مشكلي را در سازمان مشاهده نمايند كه مي تواند كيفيت نامناسب، بهره وري پايين و ضايعات وقت و مواد و مانند اينها باشد و آن را به مديريت سازمان تذكر دهند و پيشنهادهايي جهت رفع آنها ارائه نمايند و همچنين هر روش بهتري كه مي تواند موجب بهبود كيفيت فعاليتها گردد و بعبارت ديگر همه فعاليت هاي سازنده و مخرب را در قالب پيشنهاد كه نوعي امر بمعروف و نهي از منكر است ارائه نمايند سازمان از خطاها مصون مانده و حركت دائمي بسمت كمال خواهد نمود.
خداوند متعال در قرآن كريم مي فرمايد:
بايد از شما گروهي پديد آيد كه دعوت كننده به خير و خوبيها باشند و به كارهاي پسنديده فرمان مي دهند و از كارهاي ناپسند باز مي دارند و اينان، آري تنها چنين كساني به خوشبختي و رستگاري مي رسند.
بهبود روابط انساني بين مديريت و كاركنان سازمان
يكي از مهمترين عوامل موفقيت سازمانها حاكميت روابط انساني مناسب بين مديران و كاركنان آن سازمان است. در سازمانهايي كه روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگيزه همكاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت. مشاركت كاركنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي دهد و چون كاركنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي كنند و مديريت به اين نظرات گوش مي دهد ارتباط بين مديريت و كاركنان بهبود يافته و عقده هاي رواني كه موجب نارضايتي مي شود كاهش يافته و يا از بين مي رود.