مقاله رایگان طریقه کار با ماکرو

خودکارسازی عملیات به وسیله ماکروها

ماکرو چیست؟

همان طور که با اکسل کار می کنید، شاید متوجه شوید که تعدادی از عملیات و فرمانها را مکرار استفاده می کنید. برای مثال، در هر نوبت که یک کار برگ را ایجاد می کنید، شاید سریعا یک سری از عناوین را در سراسر یک ردیف وارد می کنید یا تعدادی از ارقام را به سبک ارزی قالب بندی می نمایید.

اگر چه می توان کارهای تکراری را با استفاده از نوار ابزار به صورت بهینه انجام داد شاید ایجاد ماکرو برای انجام عملیات و فرمانهای تکراری برایتان ساده تر باشد. ماکرو را در یک کاربرگ ماکرو ضبط می کنید، یک کاربرگ بخصوص اکسل که بسیار شبیه به کاربرگ معمولی می باشد. باید کاربرگ ماکرو جهت نوشتن ماکروها بر روی فایل باز باشد.

ماکرو از سه بخش تشکیل می شود:

نام ماکرو

 

کلید میانبر ماکرو

مراحل ماکرو

به وسیله نام ماکرو آن را سازماندهی و اجرا می کنید. برای مثال، ماکروی ایجاد شده جهت تغییر فونت داده ها در کابرگ می تواند نام font_change داشته باشد.

کلید میانبر ماکرو یک کلید ترکیبی اختیار است که می توانید از آن جهت اجرا ماکرو استفاده کنید. برای مثال می توانید کلیدهای ترکیبی ctrl+shift+F  را جهت اجرا نمودن font_change به این ماکرو تخصیص دهید.

مراحل ماکرو فرمانهای زبان برنامه نویسی Visual Basic می باشند که با اجرای آنها ماکرو اجرا می شود. این مراحل یک لیست از دستورات می باشند که اکسل آنها را به ترتیب اجرا می کند، شروع کار از اولین خط و پایان کار در آخرین خط دستورات می باشد. توجه داشته باشید که دستورات در ماکرو باید با یک نقطه شروع شوند. علامت مساوی پس از دستور قرار می گیرد. با فراموش نمودن نقطه در آغاز خط و علامت مساوی بعد از دستور، اکسل به طور کلی دستور را نادیده می گیرد.

اولین فرمان باید sub باشد، یک فرمان بخصوص که به اکسل شروع عملیات ماکرو را خبر می دهد. آخرین فرمان باید End sub باشد یک  فرمان بخصوص که به اکسل پایان عملیات ماکرو را خبر می دهد.

ماکرو ها جهت خودکار سازی عملیات تکراری و پیچیده بسیار مفید می باشند. اگر چه یک ماکرو یک سری از دستورات برنامه نویسی می باشد، نیازی به دانش برنامه نویسی جهت نوشتن یک ماکور ندارید. اکسل ویژگی ذخیره سازی ماکرو را که عملیات شما را به دستورات ماکرو ترجمه می کند در اختیاراتان می گذارد.

ایجاد یک ماکرو

با ضبط نمودن دستورات ماکرو در یک ماجول یا کاربرگ ماکرو در یک کارپوشه، می توانید از اکسل بخواهید که یک سری از فرمانها و عملیات را برایتان انجام دهد . یک ماکرو می تواند بجای عملیات ماوس یا صفحه کلید در اکسل استفاده شود. یعنی یک ماکرو می تواند عملیات را به صورت خودکار سازی شده در اکسل انجام دهد. شما فقط به سادگی یک ماکرو را جهت انجام عملیات مورد نظر در اکسل ضبط می کنید. سپس اکسل عملیات را در هر زمان تکرار می کند.

می توانید جهت ایجاد یک ماکرو  دستورات را به صورت دستی وارد نموده یا از گزینه های Tools ، Macro و Record استفاده کنید. ایجاد ماکرو به صورت دستی نیاز به دقت بالا در هر مرحله از نوشتن ماکرو دارد. یک اشتباه تایپی کوچک می تواند روش عملیات ماکرو را تغییر دهد. با انتخاب نمودن Tools ، Macro و Record حرکات و عملیات انجام شده بر روی اکسل به سادگی ذخیره سازی می شوند. پس از کامل نمودن عملیات ضبط ماکرو می توانید آن را در مراحل بعد ویرایش نمایید. برای اکثر اهداف، از گزینه های Tools ، Macro و Record جهت ایجاد ماکرو ها استفاده کنید. از این طریق اجرای ماکرو را تضمین خواهید نود.

نامگذاری ماکرو

نام ماکرو می تواند 256 کاراکتر بدون فاصله داشته باشد. استفاده از اسامی کوتاه مفهوم دار جهت یافتن سریع ماکرو به وسیله شما یا سایرین توصیه می شود. ماکرو را بعد از انتخاب Tools ، Macro و Record new macro  نامگذاری می کنید.

نام پیش فرض تخصیص داده شده به یک ماکرو و لغت macro و به دنبال آن یک شماره می باشد که شبیه macro2, macro1 و غیره خواهد بود. نام در کادر macro name به صورت متمایز شده در داخل کادر مکالمه record macro ظاهر می شود. در این حالت، می توانید نام جدید ماکرو را بر روی نام پیش فرض آن تایپ کنید. به خاطر داشته باشید، نام نباید شامل فاصله باشد. اگر از فاصله برای نام استفاده کنید، اکسل نام ماکرو را قبول نخواهد کرد.

انتخاب یک کلید میانبر

کلیدهای میانبر ماکرو باید ترکیبی از کلید ctrl و کلیدی از صفحه کلید باشد. همچنین می توانید از کلید shift, ctrl برای ساختن میانبر استفاده کنید. برای مثال، می توانید برای اجرای ماکروی font_change از کلیدهای تخصیص داده شده ctrl+shift+F استفاده کنید.

اکسل بسیاری از کلیدهای میانبر ctrl را برای استفاده خود تخصیص می دهد. اکسل در مورد کلیدهای میانبری که قبلا تخصیص داده شده به شما هشدار می دهد. جهت جلوگیری از استفاده مجدد کلیدهای تخصیص داده شده موجود، از کلیدهای ترکیبی ctrl+shift برای کلیدهای میانبر خود استفاده کنید.

تشریح ماکرو

مراحل وارد نمودن توضیحات جت توضیح ماکرو و عملیات آن اختیاری می باشد. توضیحات می توانند برای شما و سایرین هنگام کار مفید باشند. توضیحات پیش فرض شامل تاریخ ایجاد یا تغییر ماکرو و نام کاربر می باشد. در مثال ماکرو font_change شاید بخواهید در مورد تغییر فونت توسط ماکرو توضیحاتی را اضافه کنید.

ضبط ماکرو

ماکرو بر روی کاربرگ ماکرو در کارپوشه ضبط می شود. هنگام ضبط یک ماکرو اکسل نوار ابزار stop Recording و Relative reference می شود و به نمایش می گذارد. دکمه Recording طبق نامش کار را انجام می دهد- ضبط ماکرو را متوقف می کند دکمه Relative refrece به شما اجازه حرکت بین آدرسهای مطلق و نسبی را می دهد به صورت پیش فرض، اکسل آدرس را به صورت مطلق ضبط می کند مگر آنکه دکمه Relative Reference از نوار stop Recording را  جهت استفاده از آدرسهای نسبی کلیک کنید. زمانی که آدرس نسبی را انتخاب می کنید، دکمه Relative Reference از نوار ابزار تو رفته به نظر می رسد. دکمه Relative Reference را جهت فعال نمودن آدرس مطلق کلیک کنید. دکمه به حالت اول خود باز می گردد.

این تمرین کار عملی شما را برای ساختن یک ماکرو به نام Fonty changet که فونت و اندازه فونت داده های کاربرگ را تغییر می دهد قدم به قدم راهنمایی می کند. از کار پوشه MyBudget در اینجا استفاده نمایید.

ذخیره سازی یک ماکرو

هنگام ذخیره سازی کارپوشه اکسل ماکروی روی کاربرگ ماکرو را با کارپوشه ذخیره سازی می کند. لازم نیست هیچ کاری برای ذخیره سازی ماکرو انجام دهید. در صورت بسته کار پوشه بدون ذخیره سازی تغییرات و به صورت تصادفی, اکسل ماکرو را ذخیره سازی نمی کند. باید از اول شروع نموده و ماکرو را مجددا ایجاد کنید.

اجرای ماکرو

پس از ایجاد ماکرو می توانید از ان جهت تکرار فرمانها استفاده کنید. اکسل روشهای متفاوتی را برای اجرای ماکرو در اختیاراتان می گذارد. در اینجا دو روش متداول برای اجرای ماکرو ذکر شده‌اند: گزینه های Tools, marco, macros و run.  استفاده از کلید میانبر ماکرو (در صورتی که آن را تعریف نموده باشید).

سریعترین روش اجرای ماکرو استفاده از کلید میانبر می باشد. اگر ماکرو کلید میانبر نداشته باشد باید از گزینه های Tools, marco, macros و run.  استفاده کنید.

برای اجرای ماکرو به وسیله کلید میانبر کلید میانبر تخصیص داده شده را فشار دهید. قبل از انجام این کال سلی را باید انتخاب کنید.

رفع خطاهای ماکرو

ماکرو ها همیشه به صورت عالی کار نمی کننند. شاید اشتباهی هنگام ضبط نمودن ماکرو صورت گرفته باشد یا اینکه یک مرحله را فراموش کرده باشید. نگران پیغامهای خطا در ماکرو نباشید. می توانید آنها را به وسیله ابزارهای ویرایش اضافه نمودن و حذف فرمانها از دستورات ماکرو رفع نمایید.

یک ماکرو شاید نیاز به فرمانهای و عملیات جدید داشته باشدی یا شاید بخواهید تعدادی فرمان یا عملیات را حذف نماید. در صورت تمایل به انجام تغییرات بر روی عملیات و فرمانهای موجود در یک ماکرو یا رفع خطاهای آن چه باید کرد؟ مشکلی نخواهد داشت می توانید این تغییرات را با ویرایش نمودن ماکرو اعمال نمایید.

مشاهده کد یک ماکرو

دستورات ماکرو به زبان برناه نویسی نسبتا ساده visual basic نوشته شده اند با کاربرگ ماکرو بر روی صفحه مانیتور می توانید با ویرایش فرمانها تغییرات را بر روی دستورات visual basic اعمال کنید. می توانید فرمانهای  ماکرو را حذف کنید, محتویات سل کاربرگ را ویرایش نمایید, یا حتی فرمانهای جدیدی را به ماکرو اضافه کنید. برای انجام تغییرات نیاز به دانش فنی visual basic خواهید داشت.

می توانید با کاربرگ ماکرو کد ماکرو را مشاهده کنید. برای بازنمودن کاربرگ ماکرو, گزینه های macro, tools و macros را انتخاب کنید. در کادر مکالمه macro ماکرو font_change را انتخاب کنید دکمه edit را کلیک کنید.

سنکته : روش دیگر مشاهده کد ماکرو انتخاب نمودن گزینه های visual basic editor, macro,tools یا فشار دادن کلیدهای ترکیبی alt+f11

ویرایش نمودن ماکرو

می توانید یک فرمان را به صورت دستی جهت تغییر دادن ماکرو اضافه, حذف یا ویرایش کنید با ویندو visual basic instructions در سمت راست صفحه مانیتور جهت انجام تغییرات کار خواهید کرد. برای مشاهده بهتر عملیات دراین ویندو دکمه maximize در گوشه فوقانی و راست پنجره را کلید کنید.

اشکال زدایی مرحله ای ماکرو

هنگامی که از step mode جهت اشکال زدایی ماکرو استفاده می کنید, ویژوال بیسک یک تیرک زرد رنگ در حاشیه چپ پنجره را به نمای می گذارد و دستورات خط مربوطه از ماکرو را با رنگ زرد متمایز می کند. برای آنکه ببینید آیا دستور شامل خطا, منجمله خطای تایپی می شود آن را به دقت مورد مطالعه قرار دهید.

برای استفاده از step mode جهت اشکال زدایی ماکرو , گزینه debug از نوار منوی visual basic را انتخاب کنید. سپس سه انتخاب از step mode  خواهید داشت.

step info- نشانگر step mode را در داخل دستوارت قرار می دهد و آنها را به صورت تک دستور و خطی اجرا می کند.

step over- نشانگر step mode را در داخل پنجره code قرار می دهد و یک رویه یا عبارت را اجرا می کند.

step out- دستورات باقیمانده در رویه را از نقطه اجرا به بعد اجرا می کند.

از فرمانهای step mode جهت اجرای دستورات به صورت مرحله ای برای پیدا نمودن هر گونه خطا استفاده کنید

پیوست نمودن یک ماکرو به نوار ابزار

ضمن ساختن ماکرو ها شاید نام یا حتی نام میانبر ماکرو را فراموش کنید. برای انتخاب ماکرو از گزینه های run,macro,tools استفاده کنید. اما این کار نیاز به استفاده  تکراری از لیست اسامی در کادر مکالمه macro دارد. روش بهینه اجرای ماکرو تخصیص دادن یک دکمه به نوار ابزار می باشد. با انجام این کار می توانید ماکرو را در هر زمان به وسیله ماوس اجرای کنید. پیوست نمودن ماکرو ها به یک نوار ابزار روش سریع سازماندهی ماکرو ها جهت استفاده ساده می باشد.

استفاده از یک ماکرو در سایر کارپوشه ها

دانستن مسائل پشت پرده هنگام ایجاد یک ماکرو مهم می باشد. هنگامی که یک ماکرو را ایجاد می کنید, اکسل ضربات صفحه کلید و عملیات ماوس شما را به عنوان یک سری دستورات بر روی کاربرگ ماکرو ذخیره سازی می کند. می توانید به وسیله اکسل دستورات را در یکی از سه مکان زیر ذخیره سازی نمایید.

• کار پوشه فعال
• یک کار پوشه جدید
• کارپوشه personal Macro

اکسل به صورت پیش فرض ماکرو را در کارپوشه فعال ذخیره سازی می کند. اگر ماکرو فقط بر روی کارپوشه جاری قابل اجرا می باشد ماکرو را بر روی کارپوشه فعال ذخیره سازی نمایید. اگر ماکرو شما در یک کارپوشه جدید قابل اجرا می باشد یک کاپوشه جدید را ایجاد نموده و ماکرو را بر روی آن ذخیره سازی نمایید. اگر ماکروی شما در هر کارپوشه ای قابل اجرا باشد ماکرو را بر روی کارپوشه personal macro ذخیره سازی نمایید. کارپوشه personal macro همیشه پس از آغاز اکسل موجود و قابل استفاده می باشد. می توانید کارپوشه personal macro را جهت به نمایش گذاشتن کاربرگ ماکرو در هر زمان باز نمایید.

با ضبط ماکرو و انتخاب گزینه های record new macro, maco, macro, tools اکسل کادر مکامله record macro را باز می کند در این کادر مکالمه ذخیره سازی ماکرو را وارد کنید. تیرک فهرستی store macro in را جهت مشاهده گزینه ها کلیک کنید.

فهمیدن ویروسهای ماکرو

حتما تاکنون مطالب زیادی را درباره ویروسها و نحوه انتقال آنها از سایر کامپیوتر های یک شبه اینترنت یا دیسک ها بر روی کامپیوتر خود شنیده اید. اگر ماکروی شما حاوی ویروس باشد, چه باید کرد؟ ویروسهای منتقل شده از یک شبکه غیر مطمئن یا پایگاه اطلاعاتی دراینترنت می توانند ماکرو های شما را آلوده سازند.

جهت جلوگیری از آلودگی کامپیوتر خود به وسیله ویروسهای ماکرو می توانید یک پیغام را هنگام باز نمودن کارپوشه حاوی ماکرو به نمایش بگذارید. این پیغام هشدار دهنده درهر حال در صورت وجود یا عدم وجود ویروس در ماکرو به نمایش گذاشته می شود. پس از به نمایش در آمدن پیغام, حتما در مورد منبع کارپوشه انتقال یافته اطمینان حاصل نمایید. جهت تست کارپوشه ها برای ویروسهای ماکرو و به نمایش گذاشتن پیغام هشدار دهنده گزینه های macro,tools و سپس security را انتخاب کنید. کادر مکالمه security باز می شود و با کلید tab می توانید جابجا شده و آن را فعال کنید.

گزینه high امکان اجرای ماکروهای علامتگذاری شده از منابع مطمئن را فراهم می سازد. پس از انتخاب گزینه high ماکرو های علامتگذاری نشده را به صورت خودکار غیر قابل استفاده می شوند گزینه medium را انتخاب نموده و تایید کنید. این گزینه پیغام هشدار ویروس را به نمایش می گذارد. گزینه low کاپوشه ها را جهت ویروس یابی تست نمی کند. بنابر این گزینه low پیغام هشدار ویروس را به نمایش نمی گذارد.

پس از بازنمودن یک کاربرگ که شامل ماکرو ها بوده و درجه امنیت آن medium می باشد اکسل پیغام هشدار نشان می دهد. اگردکمه disable macros را کلید کنید. اکسل ماکرو های کاربرگ را نادیده می گیرد. اگر دکمه enable macro را کلید کنید اکسل اجازه استفاده از ماکرو ها در کارپوشه را به شما می دهد.