پایگاه علمی سعید سان دانلود رایگان مقالات علمی کنفرانس و ژورنال
۱۱ مهارت سازمانی که هر مدیر باهوشی لازم است بداند
عدم سازماندهی درست اغلب منجر به هرج و مرج و یا افزایش میزان استرس در میان کارمندان یک مجموعه می‌شود. هر سازمانی نیاز به رهبری صحیح دارد. نیاز به داشتن توانایی و مهارت سازماندهی زمانی بیشتر خودش را نشان می‌دهد که شما رهبری و مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید. در حقیقت زمانی که شما رهبری یک مجموعه را بر عهده دارید سایر افراد مجموعه از شما الهام می‌گیرند و اگر شما در رهبری ناتوان باشید دیگر برای آن‌ها الهام بخش نخواهید بود. ۱۱ مهارت کلیدی سازمانی که هر رهبری برای مدیریت موثرتر باید بداند را از سایت Life hack در مجله بخوانید.
۱- مدیریت زمان را در دست داشته باشید
بسیاری از مسائل یک شرکت یا سازمان ریشه در مدیریت ضعیف زمان دارد. یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان این است که اطمینان داشته باشد همه چیز مثل ساعت کار می‌کند. این مهارت تنها با داشتن یک درک دقیق از تمام زیر مجموعه‌های تحت کنترل مدیر امکان‌پذیر است.
اگر به عنوان مدیر یک مجموعه در مدیریت کردن زمان شکست بخورید ناگهان توانایی‌های شما در مدیریت تمام جنبه‌های سازمان با شکست مواجه خواهد شد. ممکن است اغلب کارها و پروژه‌ها با اختلال روبرو شود و در نتیجه این توانایی‌های شماست که زیر سوال خواهد رفت.
برای این‌که مدیریت زمان را تمام و کمال تحت کنترل خود داشته باشید از موارد زیر آگاه باشید:
تکمیل وظایف، مهلت انجام این وظایف، میزان کاری که برای تکمیل وظایف باید انجام شود و شناسایی مواردی که به هیچ‌وجه نمی‌توان آن‌ها را به تعویق انداخت. تمام موارد را به صورت روزانه یادداشت کنید و زمان‌بندی درست و اصولی را انجام دهید.
۲- مهارت برنامه‌ریزی کردن
برنامه‌ریزی باعث می‌شود سازماندهی راحت‌تر انجام شود. اما زمانی که بحث برنامه‌ریزی پیش می‌آید اغلب مدیران نمی‌دانند دقیقا باید چه کاری انجام دهند. به همین دلیل برنامه‌ریزی یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان است. عدم برنامه‌ریزی سبب اختلال در کارها و فشار بیشتر بر شما و مجموعه‌تان می‌شود.
به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی اشکال مختلفی دارد از جمله برخورد با زمان و نحوه انجام یک پروژه. یک رهبر دانا و باهوش باید یک گام به جلو بردارد تا تفاوت‌ها را ایجاد کند. شما به عنوان یک مدیر و رهبر باید از برنامه‌های دیگران آگاهی داشته باشید و آن‌ها را در جهت پیشبرد پروژه به کار بگیرید. این مهارت در زمانی که چند تیم مختلف در یک پروژه مشغول کار هستند اهمیت بیشتری پیدا می‌کند چرا که در این صورت عدم برنامه‌ریزی و هماهنگی مشکل‌ساز خواهد شد.
۳- مهارت درک و توانایی زمان‌بندی
اگر چه این مهارت معمولا با دو مهارت دیگری که در بالا به آن‌ها اشاره شد همپوشانی دارد اما آن‌قدر اهمیت دارد تا یک جایگاه اختصاصی برای خودش در این مقاله داشته باشد. داشتن یک برنامه‌ریزی و دنبال کردن آن به عنوان یک ابزار موثر برای سازماندهی در تمام ادوار زندگی شناخته می‌شود.
زمان‌بندی از سوی شما به عنوان مدیر یک سازمان به دیگران ثابت می‌کند که در مورد آن‌چه که انجام می‌دهید آگاه هستید و برای ایجاد تعادل میان پروژه‌های مختلف مشکلی ندارید. به این ترتیب درک شما از زمان برای جنبه‌های مختلف بهبود پیدا می‌کند. این به شما کمک می‌کند تا با دارا بودن یکی دیگر از مهم‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان بر مدیریت پروژه‌ها تسلط داشته باشید و با درک درست وقایع، مشکلات را از سر راه بردارید.
۴- توانایی در سازماندهی منابع
به کارگیری منابع مختلف و البته توانایی در سازماندهی منابع از جمله مهم‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان است. حتی دانستن زمان مناسب برای استفاده از این منابع هم اهمیت زیادی دارد. این مسئله از خستگی و فرسودگی و نیز استفاده از منابع در زمان‌های نادرست کمک زیادی به شما می‌کند.
اصلا سازماندهی به این معناست که آگاهانه از منابع موجود و لیست کسانی که ممکن است به این پروژه ربط داشته باشند باخبر باشید. قدرت شما به عنوان یک رهبر و مدیر در این است که با منابع درست در ارتباط باشید و از آن‌های به صورت صحیح در جهت رفع نیازهای شرکت استفاده کنید. عدم انجام این کار به معنای هدررفت منابع و ارائه یک چهره ناتوان از شما در نزد سایر اعضای سازمان است.
۵- توانایی محول کردن اصولی کارها به سایر افراد سازمان
توانایی و مهارت محول کردن وظایف واقعا یک هنر است. یک رهبر موثر و توانا اهمیت این موضوع را برای هماهنگی یک پروژه به خوبی درک می‌کند. طبیعتا مدیریت و رهبری تمام جنبه‌های یک پروژه عملی کاری غیرممکن است. آگاهی از این‌که برای انجام هر کاری چه کسی بهترین است این احساس غم‌انگیز را که باید تمام کارهای پروژه را خودتان یک تنه به دوش بکشید کم می‌کند.
رهبر یک سازمان تمام اعضای تیم زیر مجموعه خود را با تمام جزییات می‌شناسد و از تمام نقاط ضعف و قوت آن‌ها آگاه است. این آگاهی به این معناست که در شرایط استرس‌زا و سخت، مدیر مجموعه می‌داند برای کارایی بیشتر و تلطیف فضا هر کاری را به چه کسی بسپارد و از چه کسی کمک بگیرد.
۶- مهارت درک الویت‌ها
اصولا الویت‌بندی کارها و وظایف زندگی را آسان‌تر می‌کند. یک فهرست تحت این عنوان درست کنید: «کارهایی که باید انجام دهم» و برای این‌که استرس کمتری را متحمل شوید حتما موعد مقرر برای تحویل کارها را در نظر داشته باشید. زمانی که بدانید کدام کدام کارها در اولویت هستند و اهمیت بیشتری دارند حتی اعتماد به نفس‌تان هم بیشتر می‌شود. مهارت درک الویت‌ها از جمله حیاتی‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان است.
این‌که انرژی خود را برای انجام کارهایی هدر دهید که الویت ندارند اشتباه بزرگی را مرتکب می‌شوید. الویت‌بندی شما را در مسیری قرار می‌دهد که در نهایت به تکمیل کارها و وظایف شما منجر می‌شود.
۷- مهارت انجام کارهای تیمی
همکاری درست و اصولی زندگی را ساده‌تر می‌کند. یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان این است که دقیقا می‌داند بهترین فرد برای انجام هر کاری چه کسی است. عدم سازماندهی و نداشتن مهارت در انجام کارهای تیمی سرانجام شما را در مسیری قرار خواهد دارد که مثل غریقی مجبورید به هر دستاویزی چنگ بیندازید.
۸- اهداف و هدف‌های تعیین شده
سازماندهی افراد کارها را آسان و دستیابی به آن‌ها را ساده‌تر می‌کند. یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان این است که به سایر افراد سازمان نشان دهد که قادرند اهداف را تعیین کنند، در جهت اهداف قدم بردارند و در نهایت به اهداف دست پیدا کنند. تنها راه رسیدن به این نقطه سازماندهی صحیح است.
اگر از مسیری پیروزی بی‌اطلاع باشید نمی‌توانید به اهداف خود برسید. شما باید اقداماتی را که برای رسیدن به اهداف لازم است بشناسید و یا در غیر این صورت هرگز به چیزی دست نخواهید یافت. سازمان هم به شما کمک می‌کند تا در هر مرحله مشکلات مربوط به آن مرحله را حل کنید.
۹- مهارت بهره‌وری و کارایی
سازماندهی و بهره‌وری و کارایی با دست دادن به دیگران به دست می‌آیند. شما نمی‌توانید بدون یکی دیگری را داشته باشید. یعنی اگر سازماندهی داشته باشید، بهره‌وری و کارایی هم خواهید داشت. زمانی که شما در شرکتی که مدیر آن هستید سازماندهی ایجاد کنید می‌توانید مشکلات را پیش از آن‌که رخ بدهند حل کنید. به یاد داشته باشید توانایی و کارایی با هم همسو هستند و اگر در سازماندهی شکست بخورید هم توانایی و هم کارایی شما زیر سوال می‌رود.
۱۰- مهارت‌های ارتباطی روشن و واضح
یکی دیگر از مهم‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان این است که به عنوان یک رهبر قدرتمند قادر به برقراری ارتباط به صورت واضح و روشن باشد. در این صورت خواهید دید که کارها چقدر ساده‌تر پیش خواهند رفت و همیشه می‌دانید که چه اتفاقی می‌افتد و مسائل پیش رو برای شما وضوح بیشتری پیدا می‌کنند. از سوی دیگر در صورت داشتن این توانایی شما قادر خواهید بود شما می‌توانید با آن چیزی که دقیقا به آن نیاز دارید ارتباط برقرار کنید و از وضعیت موجود در لحظه باخبر شوید.
برای برقراری ارتباط درست و اصولی باید به خودتان به عنوان یک رهبر اعتماد داشته باشید. اگر از تمام مهارت‌هایی که در بالا گفته شد به نحو احسن استفاده کنید هم اعتماد بیشتری به خود خواهید داشت و هم تاثیر مثبت این اعتماد به خود را در سایر اعضای تیم خواهید دید.
۱۱- مهارت مراقبت از سلامت
شاید برایتان جالب باشد اما یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های رهبر و مدیر سازمان برای داشتن تمام موارد بالا توانایی مراقبت از خود است. شما به عنوان یک رهبر و مدیر موفق برای این‌که بتوانید سایر افراد را سازماندهی کنید باید مراقب سلامت عمومی بدن خود باشید. تغذیه صحیح و خواب کافی از جمله مهم‌ترین اصول این مراقبت هستند. تنش، خستگی، بیماری یا هر گونه احساس منفی می‌تواند روی توانایی‌های شما به عنوان یک رهبر و مدیر موفق تاثیر منفی بگذارد.