دانلود فایل با ارزش اصول گزارش نویسی

فصل اول
گزارش و گزارش نویسی
لغت گزارش به چه معنی است ؟
گزارش به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است.
گزارش اسم مصدر است و از اضافه کردن پسوند اسم مصدر ساز » ش « به بن مضارع » گزار « )از مصدر گزاردن ( ساخته شده است.
معنی اصطلاحی واژه گزارش:
گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.
در زبان انگلیسی ” ” TO REPORTبه معنی گزارش دادن استفاده میشود که ریشه لاتین دارد، و از ” ” REPORTAREبه معنی» باز پسآوردن « یا»بازگشت
اطلاعات « گرفته شده است.
تعریف گزارش نویسی:
گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل
صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل » ساده نویسی« و » سالم نویسی « استوار باشد.
در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه
ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.

فایده گزارش نویسی:
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از
فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
خواننده گزارش کیست؟
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، بر اساس گزارش شما
تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم میگیرد یا آن که گزارش را برای
اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را به شکلی تهیه کنید که رسیدن
به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.
در اغلب اوقات شروع کننده یک مکاتبه شما هستید، لذا باید بدانید که چه نتایجی را انتظار دارید، و چه کسی اقدام خواهد کرد. اما اگر یک مقام مافوق از شما
بخواهد که گزارشی تهیه کنید، در این حالت باید شما تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنید، تا بتوانید با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را
طراحی کنید.
مثلاً اگر مدیر امور اداری هستید و معاون اداری و مالی سازمان مربوطه از شما بخواهد که گزارشی از نحوه مکاتبات داخل سازمان برای او تهیه نمایید، باید مطمئن
شوید که او گزارش را برای تصمیم گیری خود می خواهد؛ و یا آنکه گزارش را برای پاره ای از تصمیم گیری ها، به نزد رئیس سازمان ارسال می دارد. این در طراحی و
تعیین هدف گزارش شما بسیار با اهمیت است.
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود:
الف- از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید.
ب- خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید

الف:
هنگامیکه از شما خواسته میشود که یک گزارش تهیه کنید، میتوانید این خواسته را به یک سؤال تبدیل نمایید. مثلاً اگر از شما خواسته شود که گزارشی از» نحوه
گردش مکاتبات در داخل سازمان « برای رئیس سازمان تهیه کنید، این طور فرض کنید که او می خواهد بداند، چه نارسایی باعث به تعویق افتادن پاسخ نامه ها شده، و
علت این نارسایی ها چیست؟
هر چند مدیران کمتر توضیح دقیقی از خواسته خود را به سادگی عنوان می کنند ) شاید علت این موضوع آن باشد که نسبت به موضوع کاملاً فکر نکرده اند و یا
تصور می کنند خود شما مقصود آنها را خوب می دانید.( ولی شما باید برای شروع به نوشتن کلیه سؤالاتی را که نیاز دارید بدون واهمه بپرسید، و اگر احیاناً نمی توانید
مستقیماً سؤالات خود را از وی بپرسید، در آن صورت مجبور هستید از طریق امکاناتی که دارید، به درک مسأله برسید. به عنوان مثال باید احتمال دهید که اخیراً در
جریان مکاتبات سازمان، و پاسخ گویی به برنامه ها اتفاقی افتاده که چنین گزارشی را خواسته اند. در این حالت سئوالی که شما باید طی گزارش به آن پاسخ داده شود و
به عبارت بهتر هدف اصلی گزارشخواه میباشد عبارتست از اینکه:
» مشکل ناشی از چیست و چه اقدامی باید صورت گیرد که چنین مشکلاتی پیش نیاید؟«
وقتی فکر می کنید سؤال را به طریق صحیح تنظیم کرده اید، باید خود را به جای خواننده اصلی گزارش گذاشته، بپرسید: » آیا همه اطلاعات مورد نیاز را در پاسخ به
این سؤال می یابم؟« و اگر به نتیجه مثبت رسیدید، شروع به تدوین گزارش نمایید، در غیر این صورت سؤال خود را باید اصلاح کنید.
ب:
وقتی بر اساس خواسته فردی دیگر می نویسید، آن شخص منظور شما را می داند، ولی وقتی که شما آغاز کننده مکاتبه هستید، خواننده از ابتدا هیچگونه آگاهی از
منظور شما ندارد، در این صورت خیلی مهم است که مسأله را به عنوان یک سؤال که از خواننده باید بپرسید، عبارت بندی کنید؛ یعنی، باید متوجه باشید چون شما مدتی راجع به مسأله فکر کرده و مطالب زیادی برای گفتن دارید، ممکن است بیش از حد مطلب را طولانی کنید، و یا به دلیل آگاهیهای خود از بکار گیری ادله لازم و
مناسب خودداری نمایید.
مثلاً اگر بخواهید گزارشی از کندی کار در گردش مکاتبات اداری، بدون هیچگونه خواسته قبلی به اطلاع رئیس سازمان برسانید؛ کار خود را با یک توضیح علمی در
مورد چگونگی » گردش مکاتبات « در سازمانهای موفق مشابه شروع کرده، سپس علل نارسایی و کندی کار را در سازمان متبوع توضیح دهید و نیز راه حلهای رسیدن
به هدف را ارایه نمایید.
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
پس از آنکه مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله
تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب از سر می گذراند.
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آنها بخوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگر
اشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه
گزارشخواه را فایدتی و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارتو زیان خواهد بود.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
.١مرحله برنامه ریزی،تدارکات و تهیه مقدمات
.٢مرحله تنظیمو سازماندهی گزارش ) طرح ربط منطقی مطالب(
.٣مرحله نگارش
.۴مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

این فایل پی دی اف در 109 صفحه به خدمتتون ارئه میشود.