مبانی مدیریت

 

مبانی مدیریت

جهان نوین متحد شدۀ ما، بیش از هر چیز از پیامد های غم انگیز پدیده ای که از آن به عنوان “سوء مدیریت” یاد می شود، آسیب دیده است. شایان توجه است که هر چه در جهت کشف به هم پیوستگی روابط میان اجزای تشکیل دهندۀ جهان نوین پیش می رویم، عمق فاجعه آمیز آثار مدیریت ناصحیح بیشتر آشکار می گردد. نهادهای دولتی متأسفانه، قدرتمندترین اجزای تصمیم گیرنده درسراسر دنیا می باشند و در نتیجه راهکارهای اجرائی که معمولاً توسط همین قبیل نهادها معرفی شده و به عرصۀ عمل در می آیند، بزرگترین لطمه ها را به ماهیت طبیعی یک زندگی صلح آمیز و بالنده برای جامعۀ بشری می زنند. ناکفایتی دانش های کاربردی از جمله فنون مدیریتی، در سیاست بازی های به اصطلاح سیاستمداران در دنیای امروز، جامعۀ انسانی را مبتلا به انواع نابسامانی ها و بحران های علاج ناپذیر نموده است. همچنین فقدان یک نگاه اصولی و نظام گرا از طرف دولتمردان که به نادرستی، نیک سرانجامی یک دستۀ خاص اجتماعی، مذهبی و یا سیاسی (که به واسطۀ ترسیم مرزهای جغرافیائی ملتی را معین نموده و آن ها را از سایر انسان های جهان متمایز می کند) را چیزی مجزا از خواهانی های انسانی دانسته و دستیابی به آن را تنها در سایۀ سودجوئی های موردی و متمرکز به گروهی “ویژه” می پندارد، باعث فراگیری بیماری های اجتماعی فراوانی در سطوح جهانی شده است. انواع تجاوزها، غارتگری ها، جنگ ها، اعمال تروریستی و حتی برنامه های پیشگیرانه و به ظاهر متوقف کنندۀ آن، همه و همه، نمونه های واضحی از پیشروی همین ناهنجاری ها می باشند.

در چنین شرایطی شاید بتوان طرح جایگزینی مدیریت سازمان های غیر دولتی و ارتقاء نهادهای اجتماعی در مقام تعیین کننده و تصمیم گیرنده در سراسر دنیا را یکی از اساسی ترین، صلح آمیز ترین، عملی ترین و مؤثرترین راه حل های موجود برای رفع مشکلات نوین جهان دانست. منظور از این طرح ایجاد، راه اندازی و توانمند سازی نهادهای جدیدی است که با اتکا به دانش و به پشتوانۀ تمامی افراد جامعه، بدون هیچ واسطۀ جانبدارانه یا دولتی و به طور مستقیم به رفع مشکلات آنان (مردم) پرداخته و موجبات رفع نابسامانی ها و ناهنجاری های اجتماعی را فراهم می آورد. همچنین توسعۀ شرایط مناسبی که در آن امکان بهره مندی از موهبت حیات برای تمامی افراد جامعه میسر گردیده و در اختیار همگان قرار می گیرد را به همین واسطه، ایجاد می نماید. در بخش های قبلی نوشتۀ حاضر، به توضیح چیستی نهادهای اجتماعی مزبور در قالب سازمان های غیر دولتی پرداخته شده و به مراحل ایجاد و راه اندازی آنان اشاره گردید و اما این بخش به تشریح روش های لازم برای قدرت بخشیدن به مؤسسات مزبور به ویژه از طریق توانمند سازی ساختار مدیریتی شان اختصاص داده شده است. این مهم با تشریح مبانی مدیریتی آغاز شده و با توضیح اجمالی بر روش های حل مسأله، نحوۀ نگرش سازمان های غیر دولتی برای رفع مشکلات جامعه، مبانی مدیریت مالی تشکل های غیر دولتی، شیوه های ادارۀ مشارکتی در این قبیل مؤسسات، ابزار های نوین مدیریتی و دست آخر ارائۀ ابزارهای ارزیابی عملکرد سازمان، پیگیری خواهد گردید.

پسندیده است که ادامۀ بحث را با ارائۀ تعریفی از واژۀ مدیریت و معانی پیچیدۀ وابسته به آن پیش بگیریم. در این مورد، شاید نخستین پرسشی که در بسیاری از نشست های آموزشی در حیطۀ مدیریت مطرح می شود، مربوط به چگونگی طبقه بندی کردن این مفهوم است. عده ای مدیریت را به جهت نیازش برای به کار گیری فراوان روش های ریاضی، آماری و اقتصادی، با عنوان شاخه ای از دانش می شناسند و برخی نیز آن را به سبب کاربرد شاخه های انسانی از جمله روان شناسی، جامعه شناسی و رفتار شناسی که استفاده از آنها در مدیریت اجتناب ناپذیر است، آن را در یکی از زیر بخش های مربوط به هنر یا شاخه ای از دانش اجتماعی دسته بندی می نمایند. حال آنکه به واقع مدیریت حاصل تلفیقی از هر دوی این بخش ها و تجلیگاهی برای نمایانی یکسان برای هر دوی این زمینه ها (دانش و هنر) می باشد. به طور کلی، پیچیدگی نظام های اجتماعی و یا هر گونه تشکلی که قسمتی از آن به واسطۀ تجمع نیروی انسانی شکل می گیرد، اداره کردن آنان را از همین سبب بسیار دشوار کرده است، خصوصاً اینکه لزوم تلفیق ماهوی فنون و روش های متنوع دانش با جنبه های گوناگون هنری نیز یکی از عوامل فراهم آورندۀ پیچیدگی مزبور می باشد. اما به واقع مدیریت چیست و وظایف یک مدیر شامل چه چیزهائی می شود؟

به تعبیری ساده و خصوصاً در مورد نهادهای غیر دولتی، می توان مدیریت را کارکردن با نیروی انسانی (به صورت عام) و در کنار آنها برای دستیابی به اهداف و آرمان های آن سازمان و تمامی مشارکت کنندگان اش، تعریف نمود. منظور از نیروی انسانی، تمامی افراد وابسته به مؤسسۀ مورد نظر می باشند که به نحوی در فعالیت های آن سازمان مؤثر، دخیل یا شریک هستند. آنچنان که در بخش قبل توضیح داده شد، در مورد سازمان های غیر دولتی تمامی مشارکت کنندگان یک نهاد اجتماعی از افراد درون سازمانی گرفته تا تمامی کاربران خدمات ارائه شده توسط آن، جزئی از نیروی انسانی مذکور می باشند. نکتۀ قابل تعمق در مورد این تعریف، تأکید آن بر وجود انسانی مشارکت کنندگان به عنوان اصلی ترین بنیان یک سازمان غیر دولتی و اهمیت اهداف آنان در کنار و هم پایۀ اهداف و آرمان های سازمانی مجموعۀ مورد نظر است. به عبارت بهتر، حتی در تعاریف جدیدتری که در ادبیات مربوط به نهادهای اجتماعی مورد استفاده قرار می گیرند نیز، متفاوت با آنچه در تعاریف ارائه شده در دوران رشد و شکوفائی صنعتی و فنی در دهه های آغازین و میانی قرن گذشته به چشم می خورد، توجه اصلی بیشتر متمرکز بر نیروی انسانی درگیر در کار است تا بر مفهوم سود آوری به معنای متداول آن در مؤسسات تولیدی و یا خدماتی. به همین نسبت، شرح وظایف مدیران در سازمان های غیر دولتی نیز با آنچه در تجارت و تولید بیان می شود اندکی متفاوت خواهد بود هرچند مبانی کلی تعریف شده و مورد انتظار برای هر سازمانی مستقل از نوع اش، یکسان باشد.

در اجمالی ترین صورت شاید بتوان مجموعۀ وظایف مدیران را در به انجام رساندن مجموعه ای ازکارها مانند تعریف مسأله، تعیین راهبردها، راهکار ها و اهداف، تقسیم بندی سازمانی برای دستیابی به موارد تعیین شده در بند قبل، تعیین مسؤلیت ها برای مرزبندی های معین شده، واگذاری مسؤلیت ها به افراد برگزیده که توسط گزینش و یا آموزش نیروی انسانی انجام می شود، تخصیص منابع برای حل مشکلات، تعیین روش های برنامه ریزی و بازبینی آنها، نظارت بر پیشرفت و کنترل برنامه های اجرائی، انگیزش نیروی انسانی مشغول در سازمان برای پیشبرد کارها، حل مسائل جاری و موارد پیش بینی و یا برنامه ریزی نشده و در نهایت ارزیابی عملکرد سازمانی دانست. در متون مختلف مربوط به موضوع مدیریت، وظایف کلی بیان شده در بالا به صورت های متفاوتی تقسیم بندی می شوند. در اینجا، وظایف اصلی مدیریت به بخش های چهارگانۀ: سازماندهی، برنامه ریزی، کنترل و رهبری تقسیم بندی شده است (شایان ذکر است که ترتیب بیان این قسمت ها هیچ ارتباطی به اهمیت آنها نداشته و نشان دهندۀ الویت شان نیست). در بعضی نوشته ها مسألۀ تأمین و تجهیز نیروی انسانی نیز به وظایف چهارگانۀ مطرح شده اضافه می شود اما در اینجا فرض بر آن است که رسیدگی به این مهم به نحوی در دل سایر بخش های چهارگانه انجام می گیرد و نیازی به منفک کردن آن از بخش های مذکور نیست. همچنین در برخی از متون که توجه خود را بیشتر معطوف به موارد فنی مربوط به مدیریت می نمایند، بخش رهبری از این وظایف حذف شده اند. به هر ترتیب، در ادامۀ این بخش سعی بر آن است تا به شکلی نظام مند به تشریح وظایف کلی یک مدیر در قسمت بندی چهارگانۀ مزبور پرداخته شود. لازم است دوباره تأکید شود که نحوۀ متفاوت صورت بندی وظایف مدیریت، تغییری در ماهیت شان نخواهد داشت.

تنها نکتۀ مهم دیگری که لازم است پیش از شکافتن بحث مربوط به وظایف مدیریت، به آن پرداخته شود، مشخص کردن مفهوم “مدیر” است. به عبارت ساده تر، بایستی بدانیم چه کسانی در یک سازمان مسؤلیت به انجام رساندن وظایف چهارگانه را بر عهده دارند. به طور کلی، استفاده از روش ها و فنونی که در نوشته های متنوع با نام “مدیریت” مطرح می شوند، برای تمامی افراد قابل استفاده می باشند. طوری که بسیاری از روش های مزبور را می توان در سطوح شخصی به کار گرفته و از آنها مستقل از وابستگی های سازمانی، سود جست. اما توجه اصلی در اینجا برای اطلاق عنوان “مدیر” بر روی کسانی است که دارای مسؤلیت های صفی در یک مؤسسه هستند که این شامل تمامی گروه های اجرائی زیر انجمن راهبری می شود. بدیهی است که انجمن های راهبری و رایزنی نیز می تواند اصول مطرح شده در این بخش ها زیر عنوان های سازماندهی، برنامه ریزی، کنترل و رهبری را در به انجام رساندن امور خود به کار ببندند. با این حال انجام این وظایف از طرف کسانی که با در دست داشتن مسؤلیتی اجرائی به سرپرستی عده ای دیگر مشغول بوده و اختیار قسمت مشخصی از منابع یک سازمان از جمله سرمایه، امکانات ملموس و غیر ملموس، همچنین نام و عنوان آن نهاد را بر عهده دارند و در ازای آن متحمل مسؤلیت پاسخگوئی به فرد و یا گروهی بالا دست خود و نهایتاً تمامی مشارکت کنندگان در مؤسسۀ مورد نظر خواهند بود، اجتناب ناپذیر است.

یکی دیگر از مشخصه های اساسی و معین کنندۀ هر مدیر، مسؤلیت تصمیم گیری اوست. معمولاً یک مدیر، متناسب با اختیارات، امکانات و وسعت کاری تعریف شده اش در مقام تصمیم گیری قرار می گیرد. اهمیت این امر تا جائی است که برخی اصولاً عنوان “مدیر” را با “تصمیم گیرنده” معادل می دانند؛ رویکرد نوشتۀ حاضر نسبت به این موضوع بی شباهت به همین نگرش نیست. به عبارت بهتر، در اینجا مسألۀ تصمیم گیری جزو ماهیت مدیریت و نه در قالب وظایف او در نظر گرفته شده است. در اصل، به انجام رساندن تمامی وظایف مدیریت در راستای دستیابی به تصمیم گیری صحیح در مواقع ضروری است، چرا که حصول بیشتر به تصمیم گیری های کم اشکال یا بدون اشکال، بی شک در سایۀ نظام مند وظایف مدیریتی بسیار محتمل تر خواهد بود. به دلیل اهمیت ذاتی موضوع تصمیم گیری، قسمت مجزائی از بخش حاضر به تشریح آن تخصیص داده شده و از اشاره به این موضوع در قسمت مربوط به وظایف مدیریت اجتناب شده است. به هر ترتیب، هرگونه منبعی که در هر اندازه ای در اختیار کسی با عنوان “مدیر” قرار می گیرد، برای او مسؤلیت هائی به همراه خواهد آورد که در قالب وظایف چهارگانه ای که در ادامه شرح داده می شوند، قابل تقسیم بندی است.